Il protocollo informatico è il registro ufficiale che certifica in modo opponibile a terzi la registrazione e la spedizione di documenti da parte di enti pubblici e privati. Si tratta di un sistema di gestione informatica dei documenti che sostituisce i tradizionali registri cartacei.
Con l’avvento delle nuove tecnologie e la dematerializzazione dei documenti, il protocollo informatico è diventato uno strumento fondamentale per garantire certezza giuridica e trasparenza amministrativa.
Perché è importante il protocollo informatico
L’utilizzo del protocollo informatico, spesso conosciuto anche come protocollo digitale, presenta numerosi vantaggi rispetto alla gestione cartacea dei documenti:
- Tracciabilità e immodificabilità del registro
- Velocità nella registrazione e trasmissione dei documenti
- Risparmio di spazio fisico per l’archiviazione
- Facile reperimento dei documenti
- Interoperabilità tra amministrazioni
Per questi motivi il protocollo digitale è diventato un elemento imprescindibile nell’attività delle Pubbliche Amministrazioni e di molte aziende private che gestiscono un alto numero di documenti.
Vantaggi del protocollo informatico
I principali vantaggi del protocollo informatico sono:
- Dematerializzazione: elimina il supporto cartaceo con risparmio di costi
- Trasparenza amministrativa: i cittadini possono monitorare lo stato delle pratiche
- Interoperabilità: i sistemi dialogano tra loro senza duplicazione di documenti
- Conservazione digitale: i documenti sono conservati elettronicamente nel tempo
- Accessibilità: i documenti sono facilmente accessibili da qualsiasi postazione
- Sicurezza: i sistemi garantiscono la protezione dei dati sensibili
Il protocollo informatico per le aziende
Snellimento delle procedure con la PA
Anche per le aziende private che lavorano a stretto contatto con la Pubblica Amministrazione, dotarsi di un protocollo informatico compatibile con quello delle PA porta importanti vantaggi in termini di snellimento delle procedure.
La protocollazione e l’invio telematico di documenti come offerte, contratti, rendiconti, ecc. permette di ridurre i tempi di trasmissione e di evitare duplicazioni di documenti.
Inoltre, il dialogo telematico tra i sistemi informativi consente di monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento delle proprie pratiche.
Efficienza interna
Oltre a migliorare la comunicazione con la PA, il protocollo informatico aumenta l’efficienza dei processi interni dell’azienda, automatizzando attività come smistamento documenti, fascicolazione, archiviazione.
Dotarsi di sistemi interoperabili di protocollo e gestione documentale va nella direzione della digitalizzazione dei processi che è indispensabile per aumentare produttività e competitività.
Il protocollo informatico nella Pubblica Amministrazione
Normativa di riferimento
L’utilizzo del protocollo informatico nella Pubblica Amministrazione è disciplinato dal CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs 82/2005 e s.m.i.).
In particolare l’art. 52 stabilisce che le amministrazioni devono adottare il protocollo informatico per la gestione dei documenti.
Successivamente l’AgID, con le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, pubblicate nel 2020 e entrate in vigore il 1° gennaio 2022, ha incorporato in un unico documento le regole tecniche e le circolari che disciplinano la materia in Italia.
Requisiti per l’attivazione
Per attivare un sistema di protocollo digitale, le PA devono:
- Utilizzare solo software conforme alle Linee Guida AgID
- Garantire la sicurezza e integrità dei dati
- Assicurare la corretta e puntuale registrazione dei documenti
- Permettere l’accesso remoto al registro
- Adottare il manuale di gestione
- Nominare il responsabile della gestione documentale
Conservazione dei documenti informatici
I documenti informatici prodotti e ricevuti dalla PA devono essere conservati in modo sicuro nel tempo nel rispetto delle normative.
A tal fine è necessario adottare specifiche misure quali:
- Firma digitale dei documenti
- Marcatura temporale
- Nomina di un responsabile della conservazione
Protocollo informatico negli Enti Locali
Anche Comuni e Province sono tenuti ad adottare il questa soluzione. In particolare devono:
- Nominare il responsabile della gestione documentale
- Redigere il manuale di gestione
- Utilizzare solo software di protocollo conformi alle Linee Guida AgID
- Assicurare la formazione del personale
- Garantire l’accessibilità e la corretta gestione del registro
Integrazione con altri sistemi informativi
Per una gestione integrata dei documenti, il protocollo deve dialogare con:
- Sistema di conservazione digitale
- Software di gestione atti amministrativi
- Sistema di fatturazione elettronica
- Eventuali software di workflow documentale
Formazione del personale
Per sfruttare al meglio il protocollo informatico è fondamentale prevedere specifici interventi di formazione del personale su:
- Utilizzo del software di protocollo
- Dematerializzazione e firma digitale
- Normativa di riferimento
- Gestione e conservazione dei documenti informatici
Conclusioni
Il futuro del protocollo informatico
Il protocollo informatico sta assumendo un ruolo sempre più strategico nella digitalizzazione della PA. Grazie all’evoluzione tecnologica è possibile gestire in modo efficiente ingenti volumi di documenti garantendo trasparenza e interoperabilità.
Per il futuro ci si attende una diffusione sempre maggiore di sistemi integrati di protocollo, conservazione digitale, gestione atti e fatturazione elettronica per una PA completamente digitale.
La sfida sarà gestire questa transizione migliorando le competenze del personale e garantendo la semplificazione dei processi nell’ottica di una PA al servizio di cittadini e imprese.
Domande frequenti
Cos’è il protocollo informatico?
Il protocollo informatico è il registro ufficiale informatizzato che certifica in modo opponibile a terzi la trasmissione e la ricezione di documenti da parte di enti pubblici e privati.
Chi è obbligato ad adottare il protocollo informatico?
L’utilizzo del protocollo informatico è obbligatorio per tutte le Pubbliche Amministrazioni ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale. Anche enti locali come Comuni e Province devono adottarlo.
Quali vantaggi offre il protocollo informatico?
Il protocollo informatico snellisce e velocizza la gestione documentale, consente la conservazione digitale, garantisce trasparenza e interoperabilità tra amministrazioni.
Come deve essere integrato con gli altri sistemi informativi?
Per una gestione ottimale, il protocollo deve dialogare con sistemi di conservazione, gestione atti, fatturazione elettronica.
Cosa prevede la normativa per l’attivazione del protocollo informatico?
Il CAD definisce i requisiti tecnici e organizzativi per l’attivazione. Le PA devono adottare software conformi alle Linee Guida AgID, nominare responsabili, formare il personale, garantire sicurezza e accessibilità.
