Il protocollo informatico e la gestione dei flussi dei documenti elettronici consentono di gestire e organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dalle amministrazioni. Grazie a questi strumenti viene garantita e semplificata la corretta registrazione del protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici.
La finalità del protocollo informatico è migliorare l’efficienza interna degli uffici grazie all’eliminazione dei registri cartacei, la riduzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali. Viene inoltre aumentata la trasparenza attraverso strumenti che facilitano l’accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da parte di cittadini, imprese ed altre amministrazioni.
Numix: la soluzione più avanzata per la dematerializzazione del registro giornaliero di protocollo
Numix è la soluzione software per il protocollo informatico che permette di ottemperare con semplicita’ e sicurezza alla normativa vigente.
Oltre alla gestione base del protocollo informatico, la soluzione include anche comode funzionalità’ avanzate per aumentare la produttività, come ad esempio l’ associazione automatica delle ricevute PEC e dei messaggi di conferma al protocollo, oppure anche l’ invio automatico al sistema di conservazione sostitutiva integrato del registro giornaliero di protocollo dematerializzato.
La soluzione e’ disponibile sia come software stand-alone installato presso il cliente, sia come soluzione Cloud (SaaS) gestita.
Funzionalità offerte da Numix:
- Protocollazione informatica dei documenti in entrata, uscita ed interni
- Generazione della segnatura – anche XML per i messaggi PEC.
- Classificazione dei documenti ed assegnazione alla Area Organizzativa Omogenea di riferimento.
- Generazione e gestione del registro giornaliero di protocollo dematerializzato, inclusa la firma digitale (opzionale).
- Invio del registro giornaliero demateriallizzato in modalita’ automatizzata al sistema di conservazione sostitutiva integrato.
- Gestione integrata della Posta Elettronica Certificata (PEC) con protocollazione informatica dei messaggi ricevuti e spediti.
- Gestione automatizzata dell’ associazione al protocollo informatico delle ricevute PEC e dei messaggi di conferma.
Protocollazione Informatica, la normativa
Dal 11 ottobre 2015, le pubbliche amministrazioni devono adeguarsi al DPCM del 3 dicembre 2013, contenente le Regole tecniche in materia di protocollo informatico.
Nel DPCM sono stabilite le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni:
- di registrazione e segnatura di protocollo, di cui agli articoli 53, 55 e 66 del D.P.R. 28 dicembre
2000, n. 4451 (TUDA); - di registrazione di protocollo agli articoli 40-bis, 41 e 47 del Codice dell’amministrazione digitale (CAD).
Cambiamenti introdotti dal DPCM riguardanti il protocollo informatico:
- introduzione della figura del coordinatore della gestione documentale in caso di PA con più aree organizzative
- revisione del contenuto del manuale di gestione del protocollo informatico per una più esauriente descrizione dei processi
- obbligo della pubblicazione del manuale sul sito istituzionale della PA
- superamento delle funzionalità minime di protocollo informatico
- conservazione a norma giornaliera del registro di protocollo
- modifica delle informazioni contenute nel formato della segnatura di protocollo con l’introduzione del codice del registro di protocollo
- utilizzo obbligatorio del codice IPA della PA, della denominazione della PA presente sull’anagrafe tributaria nel registro di protocollo e nella segnatura di protocollo
- disciplina dell’uso della PEC e della cooperazione applicativa quali unici strumenti per la trasmissione di documenti informatici tra sistemi di protocollo informatico
- generazione dell’impronta per ogni documento informatico
