ADS-Doc è la soluzione interamente progettata e sviluppata da AD System per la la conservazione digitale.
La conservazione digitale o sostitutiva dei documenti, è una procedura di tipo informatico regolamentata dalla normativa italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
Questa procedura permette l’ eliminazione della carta per tutte le tipologie di documenti previste dalla legge italiana, equiparando il documento informatico alla copia cartacea che può essere distrutta o non prodotta.
Da anni ormai, sempre più aziende hanno adottato il processo di conservazione sostitutiva eliminando gli archivi cartacei e ottenendo numerosi vantaggi.
Copertura normativa completa
Conforme alle normative del CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale
Aggiornato alle ultime Linee Guida AgID
Sicurezza e riservatezza
Ruoli utenti e profilazione di accesso ai dati configurabile
Log di tracciamento degli eventi e modifiche
Gestione documentale
Integrato nativamente alla piattaforma di gestione documentale ADS-Doc
Alto livello di automazione
Integrazioni e customizzazioni
Si integra facilmente ai sistemi aziendali esistenti
Customizzabile secondo le esigenze del cliente
Soluzioni cloud o on-premise
Disponibile come sottoscrizione a servizio Cloud Saas
Disponbile come software installato con licenza d’uso
Il sistema di conservazione digitale
La conservazione sostitutiva è un processo informatico che, attraverso specifiche modalità e regole di trattamento della versione elettronica dei documenti fiscali, ne garantisce l’autenticità e ne permette, quindi, la conservazione in sostituzione dei corrispondenti documenti cartacei.
- siano consentite le funzioni di ricerca […] in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento.
- Il processo di conservazione dei documenti termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
- Il processo di conservazione è effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4 -ter , del decreto-legge 10 giugno 1994 (entro tre mesi dal termine di presentazione delle dichiarazione dei redditi).
Il software per la conservazione digitale documenti
ADS-Doc garantisce una copertura normativa completa e permanentemente aggiornata in base all’ evoluzione delle leggi e delle specifiche tecniche emanate dalle autorità in merito alla conservazione documenti e al processo di conservazione digitale.
L’applicazione è stata inoltre progettata e sviluppata in conformità agli standard tecnici, in particolare sono stati recepiti i contenuti della norma UNI11386:2010 “Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SInCRO)” che consente di utilizzare una struttura-dati condivisa, al fine di garantire l’interoperabilità nei processi di migrazione.
Sono disponibili tutte le funzioni necessarie allo svolgimento del processo di conservazione (dalla selezione e firma dei documenti, fino alla produzione dei pacchetti di archiviazione sostitutiva). Inoltre un programma indipendente, disponibile all’interno di ogni lotto conservato, consente di navigare tra i lotti, all’interno del supporto nel quale questi ultimi sono stati memorizzati e di ricercare e visualizzare i documenti conservati presenti.
ADS-Doc è il più completo e conveniente software per la conservazione digitale dei documenti.
Semplici interfacce e automazione del processo:
- Selezione dei documenti da conservare per periodi e tipologia di documento
- Il software controlla che i documenti soddisfino i criteri previsti dalla normativa
- Tutti i controlli configurati per la conservazione sostitutiva vengono effettuati in automatico
- Possibilità di svolgere il processo di conservazione digitale in background
- Chiusura dei pacchetti di archiviazione con firma e marca temporale
Sono operazioni che con ADS-Doc si eseguono in pochi passi in modo facile, veloce e sicuro.
Conservazione Digitale ArcBrowser
Ogni pacchetto è corredato da un programma indipendente per la consultazione (ArcBrowser) che permette di vedere i certificati dei firmatari, verificare la marcatura temporale e consultare i documenti conservati.
E’ possibile quindi trasportare i pacchetti su qualsiasi supporto e consultarli anche dopo anni con l’ausilio delle funzioni di ricerca (come previsto dalla normativa).
Gli strumenti necessari per la conservazione digitale
Conservazione sostitutiva: i vantaggi
- Riduzione degli spazi fisici preposti all’archiviazione della carta (100.000 pagine formato A4 occupano in altezza circa 11 metri; lo stesso numero di pagine conservato a norma sarebbe contenuto in 2 DVD). Questo risulta in una diminuzione dei costi di affitto o di spazi per la conservazione della carta (spesso antialluvioni, ignifughi, ecc.).
- Il pagamento del bollo virtuale, che viene calcolato non più sul numero delle pagine ma ogni 2.500 registrazioni, introduce interessanti percentuali di risparmio rispetto al pagamento del bollo tradizionale;
- Diminuzione dei costi operativi legati all’archiviazione, materiali di consumo (carta, cartucce, scaffali).
«La conservazione sostitutiva riduce il costo aziendale di trattamento della documentazione, oggi stimato in circa 25 euro a documento. Il risparmio sui costi varia in funzione del settore merceologico, ma può arrivare fino al 70%. (Rapporto 2008 Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano – Fonte: Consiglio Nazionale Economia e Lavoro)»
Vantaggi della conservazione digitale in caso di ispezioni fiscali in aziende
- Garanzie sulla legalità del processo: reintroduzione delle dinamiche della vidimazione – minore flessibilità
- Maggiori garanzie sulla reperibilità della documentazione
- Maggiore credibilità del dato documentale (la falsificazione del cartaceo è più semplice)
- Possibilità di esibire la documentazione a distanza con invio telematico
- Minore invasività dei controlli
- Risparmio nella stampa per la documentazione richiesta
- Riduzione della permanenza dei verificatori in azienda
Conservazione digitale: quali documenti si possono conservare
Documenti rilevanti ai fini tributari:
Scritture contabili, libri, registri, posta elettronica standard o certificata (PEC) e ogni documento rilevante ai fini fiscali e commerciali.
Conservazione sostitutiva: il responsabile della conservazione
Il DM attribuisce al Responsabile della Conservazione Sostitutiva un ruolo essenziale nell’ambito della procedura di archiviazione sostitutiva:
- E’ responsabile della corretta applicazione della legge e della procedura; in particolare, si fa carico dell’apposizione della marca temporale e della sottoscrizione elettronica del documento informatico memorizzato, assumendo la responsabilità del processo e dei singoli atti;
- Attesta il corretto svolgimento del processo di Conservazione digitale;
- Si occupa della stesura e aggiornamento del manuale della conservazione sostitutiva;
- Gestisce il sistema nel suo complesso e garantisce l’accesso alle informazioni;
- Verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione;
- Adotta le misure necessarie per la sicurezza del sistema per la conservazione sostitutiva;
- Richiede la presenza del Pubblico Ufficiale laddove ne è previsto l’intervento;
- Definisce e documenta le procedure di sicurezza per il riferimento temporale;
- Si occupa della comunicazione all’Agenzia delle Entrate;
- Verifica con cadenza non superiore a 5 anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati, provvedendo se necessario al loro riversamento.
