Organizzazioni, aziende e professionisti hanno la necessità di conservare la PEC per due motivi principali:
- Evitare che la casella PEC si riempia, rendendo impossibile l’invio e la ricezione di nuovi messaggi.
- Preservare il valore probatorio della PEC, garantendo che i messaggi rimangano validi e opponibili a terzi nel tempo.
In questo articolo vediamo perché e come conservare la PEC nel rispetto della normativa attuale.
La PEC è un Documento Elettronico
La Posta Elettronica Certificata (PEC) rappresenta uno strumento essenziale per le comunicazioni ufficiali in Italia. La sua natura elettronica non solo garantisce la sicurezza e l’autenticità dei messaggi inviati, ma conferisce anche valore legale ai documenti trasmessi, equiparandoli alla tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno. La PEC consente, infatti, di certificare l’invio, la ricezione e l’integrità del contenuto, caratteristiche che la rendono indispensabile per aziende, professionisti e privati cittadini.
In Italia ci Sono Regole per Conservare i Documenti Elettronici
In Italia, la conservazione dei documenti elettronici, inclusa la PEC, è regolata da normative specifiche. Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le relative linee guida emanate dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) stabiliscono come i documenti digitali debbano essere conservati in modo da garantirne integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità nel tempo.
Per Mantenere il Suo Valore Probatorio, la PEC Deve Essere Conservata Seguendo la Normativa Italiana
Il valore probatorio della PEC è strettamente legato al modo in cui essa viene conservata. Perché un messaggio PEC mantenga la sua validità legale, deve essere conservato in conformità con le normative italiane attraverso l’adozione di specifiche misure tecniche e organizzative. Queste garantiscono la non modificabilità e la conservazione nel tempo dei messaggi e dei relativi allegati.
Processo di Conservazione Digitale delle PEC
La conservazione digitale della PEC prevede un processo strutturato che inizia con l’acquisizione dei messaggi PEC all’interno di un sistema documentale avanzato e quindi il loro versamento nel sistema di conservazione digitale. Infine, viene creato un pacchetto di archiviazione in conformità con le normative vigenti, che garantisce il valore probatorio delle PEC, rendendoli disponibili per future consultazioni o per la generazione di pacchetti di distribuzione.
Quali sono le conseguenze della mancata conservazione a norma delle PEC?
Qualora ci sia la necessità di utilizzare un messaggio PEC come prova in sede legale, è imprescindibile che questo sia stato conservato secondo le modalità prescritte dalla legge. La mancata osservanza delle regole di conservazione compromette il suo valore probatorio.
Ad esempio se in sede legale si necessitasse di produrre una PEC come prova, se questa non fosse stata conservata digitalmente in conformità alla normativa, la parte avversa avrebbe facolta di rifiutare l’ iscrizione del documento agli atti del procedimento.
È pertanto fondamentale che organizzazioni, aziende e professionisti si dotino di strumenti adeguati per la gestione e la conservazione delle PEC.
La Soluzione ADS-PEC Offre Tutti gli Strumenti Necessari per Come Conservare la PEC a Norma di Legge
Per chi è alla ricerca di una soluzione affidabile e conforme alle normative italiane per la conservazione della Posta elettronica certificata, ADS-PEC rappresenta un’opzione eccellente.
ADS-PEC permette di acquisire i messaggi PEC sia in entrata che in uscita, conservandoli secondo quanto prescritto dalla legge. Grazie a un sistema integrato di gestione documentale e conservazione digitale, ADS-PEC garantisce che ogni messaggio sia archiviato e conservato in modo sicuro assicurando così il mantenimento del valore probatorio dei documenti.
ADS-PEC semplifica il rispetto della normativa grazie a un’elevata automazione
La soluzione ADS-PEC è progettata per ridurre al minimo l’intervento umano, automatizzando tutti i processi legati alla giuste modalità per come conservare la PEC. Dall’acquisizione automatica dei messaggi alla creazione dei pacchetti di archiviazione, ADS-PEC garantisce una gestione efficiente e conforme alle normative, ottimizzando ogni fase del processo.
La Soluzione ADS-PEC è Disponibile sia come Servizio Cloud che On Premise
ADS-PEC offre flessibilità nella scelta della modalità di implementazione. È disponibile sia come servizio cloud, sia come soluzione on premise, per chi preferisce gestire internamente l’infrastruttura IT.
Entrambe le opzioni garantiscono il pieno rispetto delle normative italiane in materia di conservazione dei documenti elettronici, offrendo un sistema scalabile e personalizzabile in base alle specifiche esigenze di aziende e professionisti.