La dematerializzazione del fascicolo del dipendente consiste nella conversione dei documenti cartacei in formato digitale, con la creazione di archivi informatici per la gestione dei dati e dei file.
Si tratta di un processo fondamentale per l’ottimizzazione dei flussi aziendali, che comporta numerosi vantaggi sia per il datore di lavoro che per gli stessi lavoratori.
In questo articolo analizzeremo nel dettaglio il contenuto del fascicolo elettronico del dipendente, le modalità di implementazione e gestione e gli aspetti relativi a sicurezza, privacy e consultazione da parte del personale.
Contenuto del fascicolo elettronico del dipendente
Il fascicolo elettronico del dipendente contiene tutta la documentazione contrattuale e amministrativa prodotta nel corso del rapporto lavorativo.
In particolare esso include:
Dati anagrafici e contrattuali
Comprende:
- Curriculum vitae
- Copia del codice fiscale
- Copia dei documenti di identità
- Contratto di lavoro firmato
- Lettere di assunzione e cessazione
- Eventuali modifiche contrattuali
Documenti retributivi e contributivi
Ad esempio:
- Cedolini paga mensili
- Certificazioni Uniche
- F24 per versamenti ritenute
- LUL contratti full-time e part-time
- Pagamenti di bonus, premi e indennità
Comunicazioni tra datore di lavoro e dipendente
Includono:
- Richieste e autorizzazioni ferie/permessi
- Lettere di contestazione disciplinare
- Lettere di richiamo
- Preavvisi di licenziamento
Vantaggi della dematerializzazione del fascicolo del dipendente
La creazione di fascicoli elettronici dei dipendenti in sostituzione di quelli cartacei comporta importanti benefici:
Riduzione dei costi di gestione e conservazione
Con la dematerializzazione del fascicolo del dipendente, diminuiscono i costi di gestione documentale grazie all‘eliminazione di carta, toner, spazi fisici di archiviazione, nonché del lavoro di gestione manuale dei documenti.
Maggiore sicurezza e tracciabilità dei dati
Essendo ospitati su server crittografati, con protezione da attacchi malware e data breach. Tutti gli accessi sono monitorati da log appositi.
Facilità di consultazione per il personale
I dipendenti possono avere accesso rapido ai propri dati, semplificando le richieste verso l’ufficio HR.
Gestione elettronica del fascicolo
Per implementare un sistema efficace di gestione digitale dei fascicoli del personale, l’azienda deve dotarsi di alcuni strumenti fondamentali:
Piattaforme e software dedicati, come ADS-Doc
Permettono la scansione, l’indicizzazione, l’archiviazione e la ricerca dei documenti in modo organizzato.
Accesso selettivo e profilazione utenti
Gli accessi ai dati sensibili sono concessi solo al personale autorizzato, in base al ruolo e alle effettive necessità operative.
Firma digitale e marcatura temporale
Garantiscono l’autenticità e l’integrità dei documenti archiviati e il riferimento temporale certo.
Backup e disaster recovery
Salvano i dati su più locazioni geografiche protette. In caso di guasti al sistema, il ripristino è quasi immediato.
Tutela della privacy
Nella gestione dei fascicoli elettronici dei dipendenti è necessario garantire la massima tutela della riservatezza, come previsto dalla normativa privacy.
Minacce e rischi per i dati personali
I rischi principali sono violazioni da parte di hacker, errori nelle configurazioni di sicurezza, comportamenti impropri del personale interno.
Contromisure di sicurezza tecnologiche e organizzative
Crittografia avanzata dei dati, firewall, endpoint detection, formazione GDPR per gli incaricati, policy e linee guida stringenti.
Monitoraggio continuo e valutazione di impatto
Per intercettare tempestivamente potenziali criticità e prendere subito provvedimenti, minimizzando i danni.
Conclusioni
La dematerializzazione del fascicolo del dipendente, se attuata con criterio, apporta enormi vantaggi all’azienda, semplificando la gestione documentale, efficientando i processi HR e tutelando al contempo sicurezza e privacy.
È quindi una scelta strategica non più procrastinabile per qualsiasi realtà che voglia competere sul mercato con strutture organizzative moderne e tecnologicamente avanzate.
Domande frequenti sulla dematerializzazione del fascicolo del dipendente
Quali dati sensibili compaiono nel fascicolo elettronico?
Oltre a quelli anagrafici e retributivi, possono essere presenti dati relativi allo stato di salute (in caso di malattia o infortunio), all’iscrizione sindacale, alle opinioni politiche e religione (per permessi specifici), ecc.
I dipendenti possono consultare da soli il proprio fascicolo?
Sì, anche nel caso di dematerializzazione del fascicolo del dipendente, per legge ogni lavoratore ha accesso al suo fascicolo personale su richiesta, per visualizzare e scaricare i documenti che lo riguardano direttamente.
Cosa succede se ho bisogno di un documento non presente nel fascicolo online?
È possibile inoltrare una richiesta motivata all’ufficio HR, che provvederà ad integrare il dato o il file mancante in tempi ragionevolmente rapidi.
Posso delegare un familiare per l’accesso al mio fascicolo?
Sì è possibile fornire delega scritta ad un familiare, convalidata da un documento di identità, per visualizzare e scaricare la documentazione.
I dati personali sono al sicuro nel fascicolo elettronico?
Sì, l’azienda deve garantire i massimi standard di sicurezza informatica e tutela della privacy, ad esempio con sistemi di crittografia, controllo degli accessi e backup protetti.
