La casella PEC è uno strumento ormai indispensabile per aziende, professionisti e pubbliche amministrazioni. Consente di inviare e ricevere comunicazioni rilevanti in modo sicuro e certificato. Tuttavia, lo spazio a disposizione ha solitamente una capienza limitata. E allora cosa succede quando abbiamo la casella PEC piena? Vediamo nel dettaglio le conseguenze e come prevenire ed ovviare al problema.
Cos’è la PEC e qual è il suo valore legale
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di invio e ricezione di email che certifica con valore legale sia l’invio che la consegna del messaggio.
I documenti che genera, come la ricevuta di accettazione e la ricevuta di consegna, attestano in modo opponibile a terzi che quel messaggio PEC è stato effettivamente spedito e recapitato al destinatario.
Queste ricevute hanno pieno valore probatorio in caso di contenzioso. La PEC equivale quindi ad una raccomandata con avviso di ricevimento nelle transazioni digitali.
Cosa succede se la casella PEC è piena
La casella PEC ha solitamente una capienza limitata. Le caselle basic partono da 500 MB o 1 GB. È facile raggiungere il limite, specialmente ricevendo decine di email al giorno con allegati pesanti.
Quando abbiamo la casella PEC piena, i nuovi messaggi vengono rifiutati e persi. L’utente non può accampare scuse: se il mittente possiede la ricevuta di avvenuta consegna, per la legge italiana il messaggio risulta recapitato con pieno valore legale.
Le conseguenze legali della casella PEC piena
Una casella PEC piena e quindi non in grado di ricevere nuovi messaggi può comportare gravi conseguenze legali:
- Mancata notifica di atti rilevanti: se un atto come una multa o una citazione in giudizio non viene recapitato per casella satura, il procedimento viene comunque considerato valido.
- Contenziosi e ricorsi: il mittente può far valere la ricevuta di consegna della PEC non letta nelle sedi competenti. La casella piena non è una giustificazione valida.
- Sanzioni amministrative: in alcuni casi, ad esempio comunicazioni con la PA, la mancata lettura della PEC per spazio insufficiente può portare ad sanzioni.
- Interruzione di termini: la casella piena potrebbe impedire il rispetto di termini legali o amministrativi, con conseguenti ricadute negative.
Come prevenire il problema della casella PEC piena
Per prevenire una casella PEC satura, con ripercussioni operative e legali, è necessario:
- Svuotare periodicamente la casella da messaggi superflui, erronei, bozze e copie. Conservare solo i messaggi necessari.
- Archiviare le PEC per argomento, inoltrandole in cartelle tematiche. Tenere la casella in entrata sgombra.
- Eliminare le notifiche di avvenuta consegna/accettazione una volta scaricate e salvate.
- Attivare notifiche via email per poter cancellare la PEC originale dopo lettura.
- Aumentare la capienza della casella se necessario, rivolgendosi al proprio fornitore.
- Adottare un sistema di conservazione a norma delle PEC per estenderne la durata oltre i 30 mesi minimi.
- Usare software per gestione e archiviazione automatizzata della posta certificata.
- Monitorare periodicamente la quantità di spazio libero disponibile.
Un approfondimento particolare merita la soluzione dell’adozione di un sistema di conservazione a norma della PEC, come l’applicativo ADS-PEC sviluppato da AD System.
I messaggi di posta elettronica certificata devono essere conservati per legge per 10 anni, mentre i log dei gestori PEC vengono conservati solamente per 30 mesi.
Per estendere la durata di conservazione oltre questo limite minimo ed ottemperare agli obblighi di legge, è necessario adottare un sistema di conservazione digitale a norma.
Questo sistema permette di archiviare i messaggi PEC e i relativi allegati, nonché le ricevute di consegna e accettazione, all’interno di un archivio digitale con caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
In questo modo le PEC vengono convertite in documenti informatici e conservate senza alterazioni in modo permanente, per essere recuperate in qualsiasi momento con pieno valore legale.
La conservazione a norma prevede l’apposizione di una firma digitale e di una marca temporale su ogni documento archiviato, in modo da garantirne la validità legale per 10 anni come richiesto dal Codice dell’Amministrazione Digitale.
Inoltre, il sistema di conservazione prevede controlli periodici di integrità del contenuto dei documenti ed il rinnovo periodico dei formati per mantenere la leggibilità nel lungo periodo.
Adottando queste soluzioni tecnologiche è possibile mantenere efficiente e legale l’archivio PEC aziendale, evitando eliminazioni automatiche da parte del gestore ed estendendo illimitatamente la durata di conservazione delle comunicazioni rilevanti.
Conclusioni
Con un uso consapevole e una gestione professionale della casella di Posta Elettronica Certificata si evitano spiacevoli blocchi e si è sempre in grado di ricevere e archiviare correttamente comunicazioni rilevanti ai fini legali e fiscali. Non ci si dovrà più preoccupare di un eventuale mancata consegna PEC per casella piena.
La casella di Posta Elettronica Certificata è uno strumento essenziale per il business e i rapporti digitali della PA. Una casella PEC piena preclude l’uso legale di questo strumento indispensabile e può portare a gravi conseguenze.
Prevenire il problema con una gestione oculata a monte e adottare software di archiviazione e conservazione permette di mantenere efficiente questo canale ufficiale di comunicazione digitale, evitando sanzioni e contenziosi.
