Obbligo conservazione PEC: È obbligatorio conservare digitalmente i messaggi e le notifiche di Posta Elettronica Certificata?

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La necessità di avere una conservazione a norma della PEC non è oggetto di una legge specifica ma deriva dal quadro normativo che disciplina sia gli obblighi in materia di conservazione della documentazione commerciale e fiscale delle aziende, sia le modalità e le regole tecniche di conservazione dei documenti informatici.

Il quadro normativo attuale | Obbligo conservazione PEC

  • L’art. 2214 del Codice Civile prevede l’obbligo per l’imprenditore di “conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite”.
  • L’art. 2220 del Codice Civile, invece, precisa l’arco temporale minimo, durante il quale i documenti devono essere conservati: “le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”.
  • Il DPCM 13 novembre 2014 e il DMEF 17 giugno 2014 non lasciano il minimo dubbio interpretativo sul fatto che i documenti informatici devono essere conservati digitalmente in osservanza di precise regole tecniche.

Risulta dunque evidente che i messaggi e le notifiche di PEC, essendo documenti informatici che fanno parte a tutti gli effetti della corrispondenza aziendale, devono essere necessariamente conservati digitalmente, nel rispetto delle regole tecniche cogenti (vedi anche il DPCM 3 dicembre 2013).

Inoltre, in caso di controversia ed eventualmente in sede legale, messaggi e notifiche di PEC che non fossero stati conservati a norma, non potrebbero essere esibiti davanti al Giudice e perderebbero quindi ogni valore probatorio.

Conclusione | Obbligo conservazione PEC

La PEC va conservata e per mantenere tutto il suo valore dimostrativo, va conservata a norma. Gli strumenti oggi disponibili consentono di farlo molto semplicemente e a un costo decisamente non impegnativo.

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Attraverso servizi di interscambio dati, il software ADS-Doc è in grado di collegarsi automaticamente alle caselle di posta e archiviarne periodicamente il contenuto in modo semplice e trasparente.

I messaggi di posta elettronica completi con tutti i loro allegati saranno consultabili all’interno del sistema documentale e sarà possibile procedere in qualsiasi momento con la conservazione digitale a norma di legge.

Un altro vantaggio derivante dall’utilizzo di ADS-Doc è la possibilità di eliminare, dopo un periodo di tempo prestabilito, dalla casella di posta i messaggi archiviati liberando quindi spazio per la ricezione di nuovi messaggi.

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