La necessità di avere una conservazione a norma della PEC non è oggetto di una legge specifica ma deriva dal quadro normativo che disciplina sia gli obblighi in materia di conservazione della documentazione commerciale e fiscale delle aziende, sia le modalità e le regole tecniche di conservazione dei documenti informatici.
Il quadro normativo attuale | Obbligo conservazione PEC
- L’art. 2214 del Codice Civile prevede l’obbligo per l’imprenditore di “conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite”.
- L’art. 2220 del Codice Civile, invece, precisa l’arco temporale minimo, durante il quale i documenti devono essere conservati: “le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”.
- Il DPCM 13 novembre 2014 e il DMEF 17 giugno 2014 non lasciano il minimo dubbio interpretativo sul fatto che i documenti informatici devono essere conservati digitalmente in osservanza di precise regole tecniche.
Risulta dunque evidente che i messaggi e le notifiche di PEC, essendo documenti informatici che fanno parte a tutti gli effetti della corrispondenza aziendale, devono essere necessariamente conservati digitalmente, nel rispetto delle regole tecniche cogenti (vedi anche il DPCM 3 dicembre 2013).
Inoltre, in caso di controversia ed eventualmente in sede legale, messaggi e notifiche di PEC che non fossero stati conservati a norma, non potrebbero essere esibiti davanti al Giudice e perderebbero quindi ogni valore probatorio.
Conclusione | Obbligo conservazione PEC
La PEC va conservata e per mantenere tutto il suo valore dimostrativo, va conservata a norma. Gli strumenti oggi disponibili consentono di farlo molto semplicemente e a un costo decisamente non impegnativo.
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