Gestione documentale

ADS-Doc è una soluzione di gestione documentale completa, flessibile e di grande semplicità d’uso, progettata per fornire agli utenti di un archivio elettronico gli strumenti indispensabili per la catalogazione, la consultazione e la conservazione sostitutiva dei documenti a norma di legge.

ADS-Doc e’ basato su un’ architettura modulare, il che significa che potrete decidere di attivare solamente le funzionalita’ necessarie. Questo tipo architettura permette di soddisfare le esigenze di aziende di ogni dimensione appartenenti ad ogni settore di attività.

Sviluppato da un azienda di provata esperienza in system integration, il software per la gestione documentale ADS-Doc garantisce la massima interazione e integrazione con software esterni di terze parti facilitando e automatizzando le operazioni legate alla gestione documenti.

gestione documentale - architettura

Gestione documentale: i vantaggi

Vantaggi della gestione documentale ADS-Doc:

  • Riduzione dei tempi di ricerca dei documenti
  • Rintracciabilità in tempo reale di tutti i documenti
  • Relazione fra tutti i documenti in tutte le attività aziendali
  • Miglioramento dell’efficacia nella gestione delle informazioni
  • Sicurezza degli accessi e controllo delle attività sui documenti archiviati
  • Minimizzazione del rischio di perdita delle informazioni
  • Aumento della produttività del personale: impiego di risorse umane in altre attività a maggior valore aggiunto
  • Aumento dell’efficienza
  • Possibile accessibilità ai disabili

 

A questi possono essere aggiunti i vantaggi della conservazione sostitutiva:

  • Eliminazione dei costi di affitto o di spazi per la conservazione della carta (spesso antialluvioni, ignifughi, ecc.)
  • Eliminazione di una parte dei materiali di consumo (carta, cartucce, scaffali)
  • Riduzione costi di manutenzione dei sistemi di stampa
sostenibilita
efficienza

Moduli e Funzionalità del software documentale ADS-Doc

ADS-Doc fornisce un insieme di funzioni e strumenti in grado di coprire totalmente i requisiti legati alla gestione documentale. Sviluppato per essere uno strumento di produttività, le potenti interfacce risultano essere familiari agli utenti e di una grande semplicità d’uso.

L' acquisizione documenti diventa semplice con ADS-Doc

Il software di gestione documentale ADS-Doc semplifica la dematerializzazione permettendo l’acquisizione di documenti analogici sia tramite scansione oppure direttamente di documenti già disponibili in formato digitale (PDF, MS Office, Jpeg, email, etc).

Con ADS-Doc, l’archiviazione elettronica dei documenti, avviene contemporaneamente alla registrazione delle loro proprietà che saranno utilizzate in seguito per ricerche e consultazioni.

Il processo di dematerializzazione è supportato da strumenti e tecniche in grado di automatizzare sia il processo di acquisizione che il processo di raccolta delle informazioni e di ridurre significativamente l’impegno richiesto all’utente.

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Ricerca e consultazione con il software documentale

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La ricerca dei documenti archiviati nel software di gestione documentale ADS-Doc può essere svolta in diversi modi: selezionando i documenti in base alle loro proprietà (data, destinatario, oggetto, etc.), ricercando una o più parole all’interno del testo, oppure utilizzando viste logiche che consentono di accedere allo stesso documento seguendo percorsi diversi a seconda del ruolo ricoperto dall‘utente.
Durante la consultazione sarà possibile visualizzare direttamente in ADS-Doc i formati di documenti più diffusi (PDF, Word, Excel, jpeg, …) oppure aprirli con la loro applicazione di riferimento.

Automazione della Gestione Documentale: OCR, Barcode, Datamatrix, QR Codes

Grazie all’utilizzo di modelli opportunamente configurati e personalizzabili, che forniscono al sistema di gestione documentale informazioni relative alla posizione dei metadati all’interno del documento, al formato della pagina e dei dati, alla qualità della scansione, il programma è in grado di riconoscere il tipo di documento e quindi di procedere alla sua archiviazione elettronica e indicizzazione.
Un innovativo sistema di auto-apprendimento, consente alla gestione documentale ADS-Doc di imparare a riconoscere le nuove tipologie di documenti gia’ mentre si caricano nel sistema, rendendo cosi’ ancora piu’ semplice, rapida ed efficace la archiviazione digitale.
E’ supportato il riconoscimento di testi, importi, date, ma anche codici a barre e data matrix.
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Firma digitale documenti

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Il software di gestione documentale ADS-Doc offre la copertura completa della normativa italiana per la firma digitale.
Tutte le tecnologie di firma riconosciute dagli standard italiani ed europei sono disponibili: CAdES, PAdES, XAdES.
Per la marca temporale ADS-Doc permette l’utilizzo di un qualsiasi fornitore di servizi, integrando l’ interfacciamento al fornitore in modo trasparente all’ utilizzatore.
Tutte le tipologie di firma digitale supportano la modalità di firma massiva. Selezionando più documenti risultato di una ricerca sarà possibile firmarli tutti inserendo una sola volta il PIN semplificando l’operatività e risparmiando tempo.

Servizi schedulati per una gestione documentale integrata

I servizi schedulati di ADS-Doc sono uno strumento centralizzato per programmare l’esecuzione automatica di qualsiasi servizio senza l’intervento dell’utente ma eseguiti lato server.
Il software di gestione documentale ADS-Doc viene rilasciato con un’ampia gamma di servizi disponibili e configurabili secondo esigenza, tra cui: sincronizzazione con sistemi, acquisizione, aggiornamento, eliminazione documenti in risposta a eventi esterni (sia tramite filesystem che tabelle di qualsiasi database), merging/aggregazione di documenti secondo criteri configurabile (es. identificazione barcode/datamatrix), etichettratrice documenti e molti altri.
Grazie all’ architettura plug and play e’ inoltre possibile aggiungere qualsiasi altro servizio personalizzato in modo semplice e pulito ed estendere la gestione documentale base.
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Copertura completa della normativa per la Conservazione sostitutiva

processo di conservazione sostitutiva
conservazione digitale - creazione pacchetti archiviazione

La gestione documentale ADS-Doc garantisce una copertura normativa completa e permanentemente aggiornata in base all’ evoluzione delle leggi e delle specifiche tecniche emanate dalle autorità in merito alla dematerializzazione dei documenti e al processo di conservazione digitale.

Sono disponibili tutte le funzioni necessarie allo svolgimento del processo di conservazione digitale (dalla selezione e firma dei documenti, fino alla produzione dei pacchetti di archiviazione). Inoltre un programma indipendente, disponibile all’interno di ogni lotto conservato, consente di navigare tra i lotti, all’interno del supporto nel quale questi ultimi sono stati memorizzati e di ricercare e visualizzare i documenti presenti.

Gestione PEC

Il modulo riunisce e razionalizza, in un unico strumento, tutte le funzionalità necessarie per gestire in modo semplice e sicuro i flussi in ingresso ed uscita della Posta Elettronica Certificata, garantendone il corretto processo di conservazione a norma.
ADS-PEC acquisisce e cataloga automaticamente nell’archivio digitale di ADS-Doc, tutti i messaggi di Posta Elettronica Certificata (documenti di posta in arrivo, documenti e ricevute della posta in uscita).
Il successivo processo di conservazione sostitutiva, consente l’archiviazione dei messaggi e delle ricevute, in completa aderenza alla normativa vigente, garantendo così il loro valore probatorio in caso di controversia o per qualsiasi altra necessità legale.
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Gestione documenti digitali: Annotazioni

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La funzionalità di annotazione fornisce la possibilità di operare sui documenti informatici con modalità e strumenti del tutto analoghi a quelli che siamo abituati a utilizzare con i documenti cartacei.
Con la gestione documentale ADS-Doc e’ possibile inserire commenti e annotazioni sotto forma di post-it elettronici posizionabili liberamente all’interno dei documenti, come pure aggiungere segni di spunta, sottolineare, evidenziare oppure nascondere parte del testo, senza che il documento originale venga in alcun modo modificato.

Workflow e Gestione documentale

ADS-Doc offre un flessibile sistema di Workflow che consente la gestione logica dei processi aziendali con la possibilità di corredare i documenti con i dati di processo.
Grazie al Workflow di ADS-Doc i processi aziendali vengono semplificati in modo sicuro e consistente portando grandi vantaggi in termini di semplificazione e conformità e quindi produttività ed efficienza.
Il modulo contiene tutte le funzionalità necessarie per disegnare  in modo visuale i processi che verranno poi pubblicati e utilizzati dagli utenti tramite una qualsiasi interfaccia WEB.
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Mobilità: la Gestione documentale per apparati mobili

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Il lettore per unità mobili – disponibile per le piattaforme MS Windows, Android e IOS – consente la consultazione dell’ archivio digitale memorizzato nelle unità mobili tramite la funzione di export e sincronizzazione.
Oltre alla ricerca online via LAN/Internet e’ inoltre possibile:
  • Selezionare documenti da esportare dal sistema centrale.
  • Impostare di regole per l’aggiornamento e la sincronizzazione automatica dell’unità mobile con l’archivio.
  • Aggiornare i documenti a partire di una postazione remota.

Ergonomia e facilità d’uso:
Funzioni di ricerca, lettura, registrazione di appunti e annotazioni.
Documenti crittografati e protetti da password.
Interfaccia intuitiva ed ergonomica.

Software documentale e Integrazione sistemi esterni

Il software di gestione documentale e’ progettato per interfacciarsi con i sistemi pre-esistenti nella realta’ dell’azienda.
Se ad esempio tutti i vostri contatti sono gia’ gestiti da un sistema CRM oppure ERP, sara’ possibile agevolmente utilizzarli in ADS-Doc senza la necessita’ di replicare i dati e mantenendoli automaticamente aggiornati. L’alto livello di configurabilita’ consente di sincronizzare i dati qualunque sia il gestionale che stiate utilizzando.
Allo stesso tempo tramite connettori e interfacce aperte, ADS-Doc permette l’ integrazione con sistemi esterni per acquisire e/o mettere a disposizione i documenti aziendali.
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Integrazione windows

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gestione-documentale-email
Sviluppato con le ultime tecnologie Microsoft, il software di gestione documentale ADS-Doc offre un alto grado di integrazione con Windows e gli strumenti di produttività più utilizzati (es. Office, Outlook, ecc.) rendendo l’ utilizzo quotidiano estremamente fluido e comodo. Ad esempio, tra le varie integrazioni offerte, ADS-Doc include:
  • esportazione con un semplice click del mouse dei dati in Excel per analizzarli o condividerli con i colleghi
  • invio diretto con Outlook di uno o più documenti, che possono anche essere automaticamente zippati per ridurne le dimensioni
  • acquisizione automatica di documenti in ADS-Doc depositandoli in semplici cartelle predefinite
  • invio documenti a ADS-Doc tramite menu contestuali di Windows
  • e molte altre…

Software per la Gestione Documentale

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