Conservazione a norma della PEC

ADS-Doc SP è la soluzione completa di AD System per l’archiviazione e la conservazione PEC (posta elettronica certificata)

ADS-Doc SP riunisce in un unico strumento tutte le funzionalità necessarie per preservare nel tempo e in piena sicurezza i propri messaggi di posta elettronica certificata mantenendo intatto il loro valore legale.

Negli ultimi anni, con l’introduzione della posta elettronica, le comunicazioni aziendali hanno subito un radicale cambiamento. Grazie agli enormi vantaggi in termini di efficienza e di costi offerti dalla posta elettronica, oggi la e-mail è lo strumento più utilizzato nel mondo per lo scambio di comunicazioni, sostituendo quasi totalmente le lettere su carta.

La PEC – Posta Elettronica Certificata – rappresenta l’evoluzione della normale e-mail, offrendo la certificazione dell’invio e della ricezione delle mail inviate.

Grazie alla firma digitale e alla marca temporale apposte dal gestore del servizio, è in grado di garantire in modo incontrovertibile: la data e l’ora dell’invio o ricezione del messaggio, l’identità del mittente o del destinatario, e l’integrità del messaggio originale e degli eventuali allegati e possiede pertanto valore legale al pari di una raccomandata A/R.

In quanto documenti informatici, i messaggi PEC, per mantenere il loro valore legale nel tempo, devono essere conservati come indicato dal Codice di Amministrazione Digitale (CAD, Dlgs 82/2005), che stabilisce che “I messaggi PEC, per avere opponibilità ai terzi, devono essere sottoposti a sistema di conservazione digitale a norma”.

Anche l’AgID – Agenzia per l’Italia Digitale – in risposta ad un interpello, sancisce che “Il mantenimento del valore legale nel tempo richiede il trasferimento del messaggio stesso in un idoneo sistema di conservazione. I requisiti di tale sistema sono quelli indicati all’art. 44 del CAD le cui regole tecniche sono contenute nel DPCM 3/12/2013”

Per sfruttare al meglio i vantaggi offerti della PEC in molti casi  è necessario dotarsi di una soluzione di conservazione PEC.

Vediamo qui sotto in quali casi la conservazione PEC è consigliata.

Conservazione a norma della PEC: 7 domande a cui rispondere

1

Se fra 10 anni avrai bisogno di un documento, sei sicuro che sarà ancora disponibile?


Le transazioni di documenti e dati veicolati tramite il canale PEC vengono conservate dal gestore di posta certificata per un periodo limitato di tempo, trascorso il quale i messaggi potrebbero non essere più consultabili. Questo rappresenta un serio problema, dal momento che – come stabilito dall’art. 2220 c.c. – come le scritture contabili, anche le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.
2

Il giorno in cui ti accorgerai che la tua casella PEC è piena, sarai pronto ad affrontare l’emergenza?


Come le caselle di posta elettronica normale, anche quelle di PEC hanno una capienza limitata raggiunta la quale non saremo più in grado di ricevere messaggi. Quando ci accorgeremo di avere la casella PEC piena, oltre ad aver probabilmente già perso la ricezione di qualche importante comunicazione, sicuramente dovremo adoperarci a renderla operativa al più presto. Come? Cancellando i nostri messaggi dal server; certo, ma non prima di averli salvati. Si, ma come? E dove? Si rende necessaria una soluzione di conservazione PEC per salavare i messaggi in modo sicuro.
3

Sei sicuro di riuscire a salvare tutti i tuoi messaggi senza che te ne sfugga nessuno?


Ovviamente i messaggi di posta elettronica certificata e le ricevute PEC possono essere salvati nel PC o nel notebook dell’utente che li riceve, ma difficilmente avremo la certezza che tutti i documenti siano stati sempre archiviati. Questa procedura, che richiede metodo e sistematicità da parte dell’utente, presenta comunque dei margini di rischio.
4

Sei certo di sapere dov’è stato archiviato ogni messaggio PEC?


Se la tua azienda dispone di più di una casella PEC e/o più utenti sono abilitati a ricevere e spedire messaggi di posta certificata, questi potrebbero trovarsi memorizzati su PC diversi.
5

Qualora ne avessi bisogno, sapresti come rintracciare velocemente un determinato messaggio PEC fra le migliaia che hai salvato?


A distanza di anni e dopo aver ricevuto migliaia (o più) di messaggi PEC, la ricerca di un determinato documento potrebbe risultare lunga e a volte infruttuosa.
6

Sei certo di poter sempre accedere a tutti i documenti nel momento in cui ne hai bisogno?


Se i messaggi sono stati memorizzati nei PC e nei notebook degli utenti chi avesse la necessità di consultarli potrebbe essere impossibilitato a farlo per vari motivi (notebook fuori sede; utente irreperibile; mancanza di credenziali;…)
7

Se il tuo PC diventasse inservibile in seguito ad un guasto, sei sicuro di avere un backup dei tuoi messaggi di posta elettronica certificata e le relative ricevute?


Infine, anche un guasto hardware potrebbe portare alla perdita dei nostri preziosi messaggi PEC.

Se hai risposto NO ad almeno una di queste sette domande, probabilmente hai bisogno di un sistema di conservazione PEC come ADS-Doc SP 

ADS-Doc SP offre in un unico strumento tutte le funzionalità necessarie di una soluzione di conservazione PEC completa per gestire in modo semplice e sicuro i flussi in ingresso ed uscita della Posta Elettronica Certificata, garantendone inoltre il corretto processo di conservazione sostitutiva in piena aderenza alla normativa vigente. 


ADS-Doc rende semplice la Conservazione PEC

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ADS-Doc SP cattura e salva in modo completamente automatico una copia di tutti i tuoi messaggi PEC nel proprio archivio: messaggi ricevuti, ricevute di consegna e accettazione dei messaggi inviati, con la garanzia che nessun messaggio viene perduto.

Nessuna operazione è richiesta da parte dell’utente: un servizio sempre attivo verifica periodicamente la presenza di nuovi messaggi PEC nel server del gestore e si occupa di crearne una copia nell’archivio di ADS-Doc SP.

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ADS-Doc SP cataloga sistematicamente ogni messaggio in base ai suoi attributi: data, oggetto, mittente e destinatario ed eventuale codice di errore.

Il processo di catalogazione avviene in modo completamente automatico in fase di acquisizione e non interferisce in alcun modo con le normali attività.

La catalogazione si basa sugli attributi contenuti nel file datacert.xml di cui è corredato ogni messaggio PEC.

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ADS-Doc SP ritrova velocemente i messaggi archiviati e consente all’utente di consultare i documenti cercati tramite una interfaccia intuitiva ed efficiente. Grazie all’indicizzazione operata in fase di catalogazione, l’utente può quindi eseguire ricerche mirate filtrando i messaggi in base ai loro attributi: data, mittente, destinatario, oggetto.

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ADS-Doc SP semplifica la conservazione PEC garantendone nel tempo il valore legale. La fase finale del processo di archiviazione è costituita dall’attuazione della conservazione sostitutiva. ADS-Doc SP, grazie ad un modulo dedicato, assicura che questa delicata fase avvenga in completa aderenza alla normativa vigente.

Gestione sicura della Posta elettronica certificata PECPosta elettronica certificata PEC

ADS-Doc SP è compatibile con i servizi di Posta Elettronica Certificata di tutti i gestori abilitati.La configurazione richiede solamente l’impostazione dell’indirizzo (o degli indirizzi) di posta certificata da gestire ed impostare la frequenza di aggiornamento: ADS-Doc SP si occuperà di fare il resto, in maniera silenziosa e senza interferire con le nostre attività.

Per saperne di più

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