La dematerializzazione e’ senza dubbio uno dei piu’ interessanti temi che abbiano coinvolto negli ultimi anni sia aziende private che la pubblica amministrazione in Italia.

Il panorama normativo italiano in tema di dematerializzazione dei documenti e’ attualmente uno dei piu’ avanzati e maturi a livello mondiale e rimane in continua evoluzione. La normativa vigente riconosce pieno valore giuridico al documento informatico. Pochi dubitano che progressivamente l’abbandono della carta a favore del documento informatico nei processi amministrativi diventera’ un obbligo sia per il settore pubblico che privato.

Acquisizione documenti
Digitalizzazione aziendale dei documenti

Cosa si intende per Dematerializzazione Documenti?

Con “dematerializzazione” si indica la progressiva sostituzione dei tradizionali supporti dei documenti in favore dei documenti informatici, accompagnata dalla incrementale gestione documentale informatizzata all’ interno delle organizzazioni.

Vi e’ quindi una duplice spinta per arrivare alla definitiva eliminazione della carta:

  • da un lato si adottano sistemi informatici per digitalizzare i processi e ridurre al massimo la creazione di tradizionali documenti cartacei che vengono quindi mantenuti esclusivamente come documento informatico
  • dall’ altro si punta a digitalizzare i documenti cartacei esistenti o ricevuti da terze parti ed eliminare quindi la copia cartacea e i suoi inerenti problemi.

ADS-Doc 2N, la soluzione di gestione documenti cloud con modalità chiavi in mano

In alternativa, il Cliente può chiedere ad AD System di farsi carico delle attività di configurazione software documentale cloud ed, eventualmente, dell’interfacciamento con le altre applicazioni che compongono il suo Sistema Informativo. In questo caso, dopo una breve analisi della situazione esistente, dei requisiti e dei risultati attesi, AD System valuterà l’impegno necessario e formulerà un piano temporale accompagnato da un’offerta economica “chiavi in mano” per lo svolgimento delle attività richieste.

Quali sono gli strumenti necessari per digitalizzare l’azienda?

Per cogliere appieno i benefici della dematerializzazione e’ quindi necessaria l’ adozione di una serie di strumenti informatici che da una parte assicurano l’ adempienza normativa e dall’ altro aiutano a strutturare e snellire i processi documentali e ridurre i costi.

Qui sotto riportiamo i maggiori strumenti necessari per la piena riuscita di una strategia di dematerializzazione.

In particolar modo nel contesto italiano e’ necessario dotarsi di sistemi che permettano di ottemperare a tutte le norme vigenti.

Firma grafometrica

Gestione Documentale

Un moderno sistema di gestione documentale è essenziale per qualsiasi progetto di dematerializzazione, poiché consente una gestione efficiente e accurata dei documenti. Durante la fase di acquisizione, un software di gestione documentale offre una catalogazione, classificazione e archiviazione comoda e personalizzata dei documenti. Inoltre, i documenti possono essere arricchiti automaticamente da una serie di attributi che variano da documento a documento, semplificando così la ricerca e l’accesso a tali informazioni.

La classificazione e la protocollazione dei documenti sono aspetti fondamentali della fase di archiviazione digitale. Un software di gestione documentale consente un’organizzazione razionale ed efficiente dei documenti, garantendo una facile consultazione tramite opzioni di ricerca all’interno dell’archivio elettronico.

Inoltre, l’amministrazione e la gestione degli utenti e il controllo degli accessi e della riservatezza sono aspetti critici forniti dallo strumento di gestione documentale. La possibilità di gestire i diritti di accesso in base al ruolo dell’utente, alle autorizzazioni di sicurezza e ad altri fattori specifici del progetto, garantisce la sicurezza delle informazioni e previene l’accesso non autorizzato.

Firma digitale e marca temporale

La firma digitale – equivalente elettronico della tradizionale firma autografa su carta – è associata stabilmente al documento elettronico sulla quale è apposta e ne attesta con certezza:

  • l’integrità
  • l’autenticità
  • la non ripudiabilità

Il documento così sottoscritto assume piena efficacia probatoria.

La firma digitale è un processo matematico che permette di criptare una rappresentazione univoca del file, detta “impronta”, e di inserirla nel file stesso trasformandolo in un nuovo tipo di file.

Vi sono delle autorità preposte al rilascio dei certificati per firma digitale le quali installano i certificati da loro rilasciati su supporti che non possono essere contraffatti o alterati. Questi supporti sono smart card o token USB. Oltre al certificato, è poi necessario un software di firma che utilizzi il certifcato per firmare il documento.

La marca temporale permette di associare data e ora certe e legalmente valide ad un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi. Questo avviene con l’ utilizzo da parte del software di fima di servizi di marcatura offerti da certificatori accreditati.

Conservazione sostitutiva

Nel contesto italiano, la conservazione sostitutiva e’ la procedura che che conferisce valore legale nel tempo ad un documento informatico. La conservazione digitale permette di equiparare la validita’ di un documento cartaceo a quella di un documento informatico, sia che quest’ ultimo sia una copia di un orginale cartaceo (che puo’ essere poi distrutta) sia che esista solo in formato digitale.

La conservazione digitale permette di sfruttare al massimo i benefici della dematerializzazione per tutti quei documenti che per legge devono essere conservati per anni dalle aziende.

Un sistema di conservazione sostitutiva è un insieme di procedure, attività e strumenti che permettono di ottemperare alle norme relative alla dematerializzazione. L’ archiviazione digitale dei documenti nel tempo viene garantita tramite procedure che assicurano la riproducibilita dei documenti anche nella loro forma esteriore e il salvataggio di gruppi di metadati che indentificano il documento e le sue proprieta’.

Il processo di conservazione elettronica deve garantire in sicurezza l’autenticità, integrità, leggibilità e accessibilità dei documenti conservati.