Workflow - Gestione processi

ADS-DocMP è il modulo dedicato alla gestione dei workflow e al monitoraggio dei processi offerto da AD System; un prodotto efficace e facile da implementare in qualsiasi organizzazione, alla pari degli altri prodotti offerti da AD System.

L’applicazione è stata inoltre progettata e realizzata allo scopo di fornire un altissimo livello di automazione accompagnato da tutti gli strumenti di controllo e monitoraggio per consentire alle aziende di applicare una politica di miglioramento continuo dei Processi Operativi.

ADS-DocMP è un prodotto autonomo, offerto separatamente da ADS-Doc, che comunque garantisce piena interoperabilità con quest’ultima applicazione di gestione documentale e con gli altri componenti del Sistema Informativo aziendale.

workflow

Sempre disponibile

ADS-DocMP consente di iniziare o interagire con un processo di workflow:

  • in qualsiasi momento
  • da qualsiasi posto
  • con qualsiasi apparecchiatura

ADS-DocMP offre i seguenti vantaggi:

  • Automazione: Automatizzare l’attivazione e l’avanzamento dei Processi con l’assegnazione automatica di attività in base a eventi e/o informazioni inviate da agenti (ADS-Doc, applicazioni esterne, email, …)
  • Controllo: Monitorare le attività evase o ancora da completate, scoprendo immediatamente eventuali ritardi o colli di bottiglia
  • Analisi e ottimizzazione: Analizzare statistiche e log disponibili per capire se esistono possibilità di miglioramento e come raggiungere maggior efficienza nei processi interessati

Workflow - Gestione processi: Moduli e componenti

Disegno processiDP

Disegno processi

Strumento di disegno e modellazione grafica per la definizione dei processi

Motore processiMP

Motore processi

Motore per istanziare, eseguire e controllare automaticamente i processi in base alle regole definite.

Interfaccia utentiIU

Interfaccia utenti

Interfaccia grafica dell’applicazione (ottimizzata per la varie tipologie di dispositivi previsti (PC o Portatile, Tablet, Smartphone)

Controllo processiCP

Controllo processi

Controllo e monitoraggio dei processi, basato sul log delle attività, consente di evidenziare criticità, colli di bottiglia, ritardi, e altro.

DP - Disegno processi e workflow

DP è l’applicazione grafica per disegnare i modelli di workflow e fissare le regole che disciplinano l’esecuzione di un Processo Operativo:

  • modello dei processi (attività, connettori, punti di decisione, ecc…)
  • modello dei dati (variabili, forms e documenti)
  • modello dell’organizzazione (Unità org., agenti, ruoli e autorizzazioni)
workflow designer example
workflow designer example

Componenti principali:

  • inizio e fine processo
  • attività semplice
  • attività strutturate
  • attesa evento (tempo, evento esterno, variazione di stato, …)
  • connettori condizionali
  • connettori (divergenti e convergenti)
  • e molti altri

Disegno dell’ organizzazione

Regole per definire Unità Organizzative e Ruoli

  • L’azienda è divisa in UO (Unità Organizzative)
  • Le UO sono composte di persone (Membri)
  • Le UO sono organizzate gerarchicamente
  • Ogni persona può essere Membro di una sola OU
  • Le persone invece possono ricoprire Ruoli in vari OU
  • Unico Ruolo obbligatorio, per ogni UO, è “Responsabile”
  • Gli amministratori possono creare e assegnare nuovi ruoli
  • Ogni persona può nominare un’altra persone per sostituirla nel suo Ruolo per un periodo di tempo determinato
workflow designer organisation

MP - Motore di esecuzione processi e workflow

Il Motore Processi e Workflow (MP) permette l’ automazione dei processi aziendali in modo sicuro ed efficace.

Funzionalità di MP

  • MP consente di avviare nuove istanze dei Processi e di mantenerne la persistenza su database.
  • In caso di spegnimento o fermo del server, il Processo sarà ripristinato dall’ultimo punto di esecuzione (la persistenza non riguarda solo lo stato dei dati e delle variabili del Processo, ma anche l’avanzamento e le ultime attività eseguite).
  • Comunicazione con gli Agenti esterni (n.u.) coinvolti nel processo
  • Inoltre, MP gestisce la correlazione degli eventi con le attività, ovvero consente di indirizzare un evento all’istanza giusta, tra tutte quelle attualmente in esecuzione.

IU - Interfaccia utenti workflow

L’interfaccia utenti è stata realizzata con pagine web, con versioni ottimizzate sia per classici browser per desktop PC e notebook, sia per per dispositivi mobili (interfaccia tattile, disposizione, orientamento, ecc.), ed è compatibile con i principali dispositivi Android (tablet e smartphone), iOS (IPad e Iphone) e Windows 8.

workflow-user interface

La componente IU consente agli Utenti di comunicare con il sistema per:

  • avviare nuovi processi
  • ricevere avvisi e messaggi
  • controllare le attività assegnate da colleghi e/o da Agenti esterni
  • evadere le attività assegnate
  • consultare dati e documenti allegati ai processi
  • consultare l’avanzamento delle attività

CP - Controllo e monitoraggio dei processi workflow

Il modulo Controllo Processi (CP) rileva sia dati per log analitici sia dati statici utili per analizzare i processi.

Log analitico:

  • Data di inizio per ogni attività
  • Data di completamento di ogni attività, dati variati
  • Data inizio per ogni Processo
  • Data completamento per ogni Processo
  • Ultima attività Processo

Statistiche e analisi:

La rilevazione automatica e la misurazione di tutti gli eventi e attività consentono agli amministratori del sistema di capire quali processi operativi dovrebbero essere ottimizzati e come intervenire per migliorare l’efficienza delle procedure

workflow-monitoring-1

Software Workflow

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