Vantaggi della gestione documentale ADS-Doc

Quando un’azienda sceglie di avviare un processo di archiviazione digitale e dematerializzazione, la scelta dell’applicazione della quale avvalersi risulta determinante per il successo del progetto.

L’ adozione di ADS-Doc consente di ridurre immediatamente le seguenti voci:

  • stampa dei documenti
  • numero di persone dedicate all’archiviazione
  • tempo medio di svolgimento del processo
  • tempo di ricerca dei documenti

Vi sono quindi notevoli incrementi di efficienza, dovuti in particolare a una drastica diminuzione del tempo di ricerca dei documenti e alla eliminazione di inefficienze dovute alla perdita di documenti.

differenza adsdoc

Tre caratteristiche rendono ADS-Doc diverso da altri sistemi di gestione documentale

Scalabilità e modularità

Accessibilità e ricerca dei documenti

Semplicità d’uso

Scalabilità e modularità

Classi prodotto e scalabilità

gestione-documentale-scalabile

La classe della licenza d’uso acquistata determina il numero di documenti catalogabili annualmente.

  • L’architettura scalabile dell’applicazione (verticale o orizzontale), consentirà di assorbire eventuali aumenti di carico, senza alcuna difficoltà
  • In caso di necessità è possibile passare, in qualsiasi momento a una classe superiore (durante i primi dodici mesi, è possibile, ad un costo molto limitato, moltiplicare temporaneamente per dieci il numero massimo di documenti previsti per la classe di appartenenza)

Livelli di servizio e modularità

gestione-documentale-modulare

Il cliente sceglie il livello di servizio che corrisponde alle sue necessità del momento:

  • ADS-Archivio
  • ADS-Doc GD (Gestione Documenti)
  • ADS-DOC CD (Conservazione Digitale)
  • ADS-Doc Firma (Firma Elettronica Avanzata)
  • ADS-Doc MP (Monitoraggio dei Processi)

Scalabilità e modularità: il valore per i nostri clienti

Vantaggi per l’utente di ADS-Doc

  1. È possibile comporre la Soluzione che corrisponde esattamente alle necessità del Cliente:
    • con solo le funzionalità necessarie al momento
    • comprando solo per il numero di documenti archiviati
    • solo per i dispositivi utilizzati
  2. Il Cliente non deve anticipare eventuali investimenti futuri
  3. In caso di necessità la Soluzione scelta inizialmente potrà essere adattata alle nuove esigenze dell’azienda
  4. Il processo di archiviazione digitale dell’azienda può essere avviato con un budget minimo (ADS-Archivio, ADS-Doc 2N, …)

Accessibilità e ricerca dei documenti

Documenti sempre accessibili

  1. Qualsiasi documento
  2. In qualsiasi momento
  3. Da qualsiasi posto
  4. Con qualsiasi dispositivo
gestione-documentale-accessibile

Trovare qualsiasi documento con 1 clic

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Con ADS-Doc l’utente ha a disposizione tutti gli strumenti necessari per effettuare le sue ricerche in modo intuitivo e veloce:

  • In base agli attributi;
  • Tramite viste logiche;
  • Ricerca testo all’interno dei documenti;
  • Cartelle utenti;
  • Faldoni e legami con altri documenti;
  • Ricerche salvate;
  • Ecc.

In qualsiasi momento e qualsiasi posto

Con la versione Cloud ADS-Doc 2N
oppure
con una semplice VPN

gestione-documentale-sempre
gestione-documentale-ovunque

Con qualsiasi dispositivo

accessibile-pc
accessibile-mobile

Client Windows
Applicazione web
Android, iOS, Windows Phone

Accessibilità e ricerca dei documenti: il valore per i nostri clienti

Vantaggi per l’utente di ADS-Doc

  1. Accedere ai documenti ignorando completamente le regole di archiviazione seguite
  2. Riduzione drastica del tempo necessario per ritrovare un documento
  3. Avere la certezza di poter sempre consultare un documento, catalogato nell’archivio aziendale, durante la visita a un cliente o un fornitore, durante una riunione, ecc.
  4. Condivisione dell’archivio tra sede centrale e stabilimenti o uffici remoti e quindi meno fotocopie, meno email, …

Semplicità d’uso

ADS-Doc è semplice

gestione-documentale-semplice
  1. Semplice da implementare e configurare
  2. Semplice da integrare con il Sistema Informativo aziendale
  3. Semplice da utilizzare

Semplice da implementare e configurare

Semplice da integrare con il Sistema Informativo aziendale

Semplice da utilizzare

  • Unico prerequisito software: Windows (qualsiasi versione supportata da MS)
  • HW: un notebook può essere sufficiente
  • Normalmente l’installazione dell’applicazione non richiede specifiche integrazioni hardware o software
  • Configurazione: database fornito con configurazione di base, Azienda esempio, documentazione, ecc.
  • Possibilità di automatizzare al 100% l’archiviazione dei documenti emessi
  • Strumenti e tecniche per l’archiviazione degli altri documenti, gestiti all’interno del S.I. aziendale
  • Numerosi connettori già pronti
  • Disponibili: files di interscambio, web services, semi lavorati ecc.
  • Catalogazione automatizzata
  • Ricerche semplici e intuitive
  • Consultazione con visualizzatori specifici, navigazione, …
  • Conservazione digitale in 4 clic
  • Condivisione, ecc.

Vantaggi per l’utente di ADS-Doc

  • Nessuna spesa aggiuntiva per software di base o hardware specifico
  • Le attività previste per l’avviamento richiedono un impegno limitato e possono essere svolte da risorse interne

Vantaggi per l’utente di ADS-Doc

  • L’archivio digitale è subito operativo
  • La creazione semplice dei connettori, con il S.I. aziendale, implica una significativa riduzione dei costi di avviamento
  • La soluzione rilasciata consente di automatizzare la maggior parte delle attività di catalogazione e di sfruttare al massimo le informazioni disponibili nel S.I. aziendale

Vantaggi per l’utente di ADS-Doc

  • Il personale non necessità di un addestramento lungo e costoso
  • La semplicità d’uso, del prodotto, consente di migliorare significativamente la produttività e l’efficacia delle attività legate alla gestione della documentazione fiscale e amministrativa (e quindi < €)

Per saperne di più

Richiedi di essere contattato oggi per scoprire come il software documentale ADS-Doc può aiutarti a sfruttare i vantaggi della dematerializzazione.

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