FATTURAZIONE ELETTRONICA PA

Dal 31 marzo 2015, quando è inizio l’obbligo della fatturazione elettronica anche per la PA locale, sono ventiduemila gli enti pubblici coinvolti da questa “rivoluzione digitale” e 7,7 milioni le fatture elettroniche già trasmesse, con la prospettiva che a regime se ne arrivino a scambiare oltre 50 milioni ogni anno.

Sono i dati fotografati dall’Osservatorio Fatturazione elettronica e dematerializzazione della School of management del Politecnico di Milano sulla fatturazione elettronica verso le PA.

La Finanziaria 2008 aveva stabilito che la fatturazione nei confronti delle Amministrazioni dello Stato doveva avvenire esclusivamente in forma elettronica attraverso il Sistema di Interscambio e che le Pubbliche Amministrazioni non possono più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né procedere ad alcun pagamento, anche parziale, sino all’invio della fattura in forma elettronica.

Fatturazione elettronica PA | Quale impatto per i fornitori dell’Amministrazione?

La nuova normativa obbliga quindi tutte le aziende interessate ad una profonda rivisitazione dei processi che governano il ciclo attivo. In effetti, i cambiamenti in atto non riguardano solo l’emissione dei documenti in formato elettronico, ma impattano direttamente con:

  • l’organizzazione dell’Ufficio Vendite
  • l’invio delle fatture e il monitoraggio delle ricevute
  • la conservazione dei documenti Elettronici a norma di legge

Fatturazione elettronica PA | ADS-Doc come strumento completo

ADS-Doc costituisce lo strumento ideale, completo ed affidabile, in grado di supportare le aziende che devono affrontare questi cambiamenti inderogabili, riunendo in un unico prodotto tutte le funzionalità necessarie a conservare nel tempo e in piena sicurezza non solo le fatture ma anche i messaggi e le ricevute PEC relativi alla loro trasmissione, mantenendo intatto nel tempo il loro valore legale.

Organizzazione

ADS-Doc è la soluzione completa per la digitalizzazione dei documenti e la gestione di un archivio digitale. Grazie a d ADS-Doc infatti, è possibile acquisire, catalogare, archiviare, consultare, condividere e conservare ogni tipo di documento digitale.

Acquisizione e catalogazione – ADS-Doc consente l’acquisizione di documenti analogici
tramite scansione oppure direttamente di documenti già disponibili in formato digitale (PDF, MS Office, Jpeg, email, etc). Al momento della registrazione le fatture e gli altri documenti digitali vengono classificati e catalogati sulla base delle loro proprietà. La catalogazione è supportata da strumenti e tecniche in grado di automatizzare il processo di raccolta delle informazioni e di ridurre significativamente l’impegno richiesto all’utente. I dati di catalogazione saranno successivamente utilizzati per la loro ricerca e consultazione.

Ricerca e consultazione – I documenti archiviati posso essere successivamente ricercati in base alle loro proprietà (data, destinatario, oggetto, etc), ricercando una o più parole all’interno del testo, oppure utilizzando viste logiche che consentono di accedere allo stesso documento seguendo percorsi diversi. Durante la consultazione sarà possibile visualizzare direttamente in ADS-Doc i formati di documenti più diffusi (PDF, Word, Excel, jpeg, …) oppure aprirli con la loro applicazione di riferimento. Inoltre l’applicazione è stata progettata per consentire di svolgere in un archivio digitale tutte quelle operazioni, legate ai documenti cartacei, alle quali gli utenti non intendono rinunciare, come per esempio: annotare, evidenziare parte del testo, distruggere definitivamente un documento, etc.

Condivisione – ADS-Doc permette di accedere all’archivio in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, consentendo così a tutti i collaboratori di consultare i documenti di loro pertinenza non solo da una postazione in sede ma anche dallo stabilimento di un cliente, da casa, ecc. È possibile abilitare terze parti e autorizzarle ad accedere a certe categorie di documenti, evitando così di doverli spedire o consegnare copie su carta.
È inoltre possibile esportare una parte dell’archivio verso unità mobili (tablet, smartphone, netbook,notebook…) con le quali si possono consultare i documenti in assenza di collegamento con la rete aziendale e/o Internet.

Conservazione – La conservazione digitale si svolge in conformità alle norme e disposizioni vigenti. Quindi i documenti vengono archiviati in formati statici riportando impronta, firma e riferimento temporale.

Invio delle fatture elettroniche e monitoraggio delle ricevute PEC

La FatturaPA (file XML) è la sola tipologia di fattura elettronica accettata dalle Amministrazioni.

Il file preparato, firmato e nominato nel rispetto delle regole previste, dovrà essere inviato al Sistema di Interscambio tramite Posta Elettronica Certificata (PEC),
il sistema di posta elettronica che garantisce l’invio e la ricezione di messaggi e di eventuali documenti allegati ne attesta con valenza legale l’invio e la ricezione.
Al momento dell’invio della fattura , ADS-Doc – grazie al suo modulo PECcattura e salva in modo completamente automatico nel proprio archivio una copia di tutte ricevute di consegna e accettazione delle fatture inviate,
con la garanzia che nessuna di queste venga perduta. Nessuna operazione è richiesta da parte dell’utente: un servizio sempre attivo verifica periodicamente la presenza di nuovi messaggi PEC nel server del gestore e si occupa di crearne una copia nel proprio archivio.

Conservazione Fatture Elettroniche

Successivamente – come stabilito dall’art. 2220 c.c. – le fatture (così come le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti) dovranno essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.
Inoltre, trattandosi di documenti digitali fiscali, le Fatture elettroniche PA dovranno essere conservate esclusivamente in formato digitale. In questo scenario, risulta quindi di fondamentale importanza una corretta gestione e conservazione digitale non solo delle fatture emesse, ma anche e soprattutto dei messaggi PEC, che ne attestano l’invio e la ricezione da parte del destinatario.

Le fatture emesse e le relative ricevute PEC vengono catalogate, archiviate e conservate per tutto il tempo previsto dalla legge. Ogni fattura ed ogni ricevuta può essere ritrovata e consultata in modo semplice e rapido grazie ai potenti strumenti di ricerca e consultazione che ADS-Doc mette a disposizione degli utenti.

Infine ADS-Doc mette a disposizione tutte le funzioni necessarie allo svolgimento del processo di dematerializzazione e conservazione digitale, dalla selezione e firma massiva dei documenti, alla firma e marcatura temporale dei Pacchetti di Archiviazione, consentendo quindi il completo espletamento di tutti gli obblighi di legge in materia di conservazione dei documenti fiscali digitali.

Tutto questo, usufruendo dei noti benefici della suite ADS-Doc: Risparmio, Semplicità, Efficienza, Sicurezza, Sostenibilità.

luglio 9, 2015
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