Pubblica Amministrazione: è obbligatorio ricorrere a Conservatori accreditati AgID?

Conservatori accreditati AgID

Una delle novità stabilite dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014 sulle Regole tecniche in materia di formazione e conservazione dei documenti informatici (Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12-01-2015) è quella riguardante la regolamentazione dei processi di conservazione digitale dei documenti prodotti e ricevuti dalle Pubbliche Amministrazioni. Il seguente articolo chiarirà se è un obbligo per le PA affidarsi a conservatori accreditati AgID.

Il legislatore ha previsto nel comma nr. 3 dell’art. 5 delle regole sopracitate che: “le pubbliche amministrazioni dovranno realizzare i propri processi di conservazione all’interno della struttura organizzativa che produce il documento informatico stesso, oppure alternativamente, potranno affidare esternamente tali processi a conservatori, pubblici o privati che siano, in questo secondo caso solo se accreditati ai sensi dell’art. 44-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale.”

Conservatori accredati AgID nelle PA |E’ un obbligo o processo può essere gestito internamente?

In conformità a quanto previsto dalla normativa appena citata quindi, la pubblica amministrazione ha la possibilità di scegliere se procedere con la gestione della conservazione digitale al proprio interno, dotandosi di un’infrastruttura tecnologica adatta oppure, rivolgersi al mercato, individuando un partner tecnologico Certificato AgID che possa prendere in carico i documenti e gestirne la conservazione.

La risposta al nostro quesito è quindi negativa: non è obbligatorio rivolgersi a conservatori accreditati AgID. Diviene obbligatorio solo nel caso ci si rivolga ad un conservatore esterno all’amministrazione stessa che ne gestisce i processi e la conservazione.

Non esiste una soluzione migliore dell’altra, ognuna ha degli aspetti positivi e degli aspetti negativi. Occorre valutare attentamente questi aspetti con le esigenze specifiche della singola amministrazione pubblica.

Fermo restando che in rete esistono diversi conservatori accreditati AgID per la gestione dei documenti della pubblica amministrazione, con ADS-Doc è possibile gestire internamente l’intero processo sia con installazione on-premise che con sistemi cloud.

I vantaggi di utilizzare ADS-Doc vanno oltre la sola conservazione digitale dei documenti: introdurre una soluzione documentale all’interno della propria organizzazione significa incrementare la produttività e più in generale lo snellimento dei processi aziendali.

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