Protocollo Informatico
Il protocollo informatico e la gestione dei flussi dei documenti elettronici consentono di gestire e organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dalle amministrazioni e dalle aziende. Grazie a questi strumenti viene garantita e semplificata la corretta registrazione del protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici.
La finalità del protocollo informatico è migliorare l’efficienza interna degli uffici grazie all’eliminazione dei registri cartacei, allo snellimento delle attività dell’Ufficio Protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali. Viene inoltre aumentata la trasparenza attraverso strumenti che facilitano l’accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da parte di cittadini, imprese ed altre amministrazioni.
Copertura normativa completa
Conforme alle normative del CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale
Aggiornato alle ultime Linee Guida AgID
Sicurezza e riservatezza
Ruoli utenti e profilazione di accesso ai dati configurabile
Log di tracciamento degli eventi e modifiche
Gestione documentale
Integrato nativamente alla piattaforma di gestione documentale ADS-Doc
Conservazione sostitutiva, fascicolazione, firme digitali
Integrazioni e customizzazioni
Si integra facilmente ai flussi e sistemi aziendali esistenti
Customizzabile secondo le esigenze del cliente
Soluzioni cloud o on-premise
Disponibile come sottoscrizione a servizio Cloud
Disponbile come software installato con licenza d’uso
Numix: la piattaforma software per la gestione del protocollo informatico nelle pubbliche amministrazioni ed aziende
Numix è la soluzione software per il protocollo elettronico che permette di ottemperare con semplicità e sicurezza alla normativa vigente.
Oltre alla gestione base del protocollo informatico, la soluzione include anche comode funzionalità avanzate per aumentare la produttività, come ad esempio l’ associazione automatica delle ricevute PEC e dei messaggi di conferma al protocollo, oppure anche l’ invio automatico al sistema di conservazione sostitutiva integrato del registro giornaliero di protocollo dematerializzato.
La soluzione e’ disponibile sia come software stand-alone installato presso il cliente, sia come soluzione Cloud (SaaS) gestita.
Funzionalità principali del Sistema di Protocollazione Informatica
Gestione della struttura organizzativa con possibilità di gestire multiple AOO (Aree Organizzative Omogenee).
Registrazione dei protocolli per documenti e comunicazioni in entrata, uscita ed interni
Generazione della segnatura e della segnatura XML per lo scambio dei documenti tra le Pubbliche Amministrazioni
Classificazione di titolario multilivello per creare la struttura archivistica per Unità Organizzative adatta all’ Ente/Azienda
Fascicolazione dei protocolli
Creazione del registro giornaliero di protocollo con la possibilità di firma digitale del Responsabile del Protocollo
Versamento del registro al Sistema di Conservazione integrato
Gestione integrata della PEC (Posta Elettronica Certificata) e delle caselle non certificate per una rapida protocollazione dei messaggi ricevuti
Automazione ricevute PEC con associazione al protocollo informatico
Inoltro del protocollo via mail con generazione della segnatura informatica
Tracciamento e storicizzazione operazioni effettuate sul protocollo
Numix in azione
Protocollazione Informatica, la normativa
Dal 11 ottobre 2015, le pubbliche amministrazioni devono adeguarsi al DPCM del 3 dicembre 2013, contenente le Regole tecniche in materia di protocollo informatico.
Nel DPCM sono stabilite le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni:
- di registrazione e segnatura di protocollo, di cui agli articoli 53, 55 e 66 del D.P.R. 28 dicembre
2000, n. 4451 (TUDA); - di registrazione di protocollo agli articoli 40-bis, 41 e 47 del Codice dell’amministrazione digitale (CAD).
Cambiamenti introdotti dal DPCM riguardanti il protocollo informatico:
- introduzione della figura del coordinatore della gestione documentale in caso di PA con più aree organizzative
- revisione del contenuto del manuale di gestione del protocollo informatico per una più esauriente descrizione dei processi
- obbligo della pubblicazione del manuale sul sito istituzionale della PA
- superamento delle funzionalità minime di protocollo informatico
- conservazione a norma giornaliera del registro di protocollo
- modifica delle informazioni contenute nel formato della segnatura di protocollo con l’introduzione del codice del registro di protocollo
- utilizzo obbligatorio del codice IPA della PA, della denominazione della PA presente sull’anagrafe tributaria nel registro di protocollo e nella segnatura di protocollo
- disciplina dell’uso della PEC e della cooperazione applicativa quali unici strumenti per la trasmissione di documenti informatici tra sistemi di protocollo informatico
- generazione dell’impronta per ogni documento informatico
