La normativa sulla conservazione digitale

Normativa conservazione digitale

Quando un azienda decide di adottare un sistema di gestione documentale per sfruttare i vantaggi della conservazione digitale è importante scegliere un prodotto che rispetti la normativa sulla conservazione digitale e sia costantemente aggiornato.

AD System grazie al suo team di esperti funzionali nell’ambito della conservazione digitale e il suo team di sviluppatori in Asia è in grado di tenere il prodotto costantemente aggiornato con tempi di risposta velocissimi rispetto ad altre aziende, anticipando di gran lunga altri produttori di software. Ad esempio ADS-Doc è stato uno dei primi prodotti per la conservazione digitale ad implementare lo standard SInCRO, lo standard UNI 11386 come standard per il file di chiusura.

Di seguito sono riportati i principali riferimenti normativi riguardanti il documento informatico, la conservazione digitale, la fatturazione elettronica e le tematiche ad esse legate.

Normativa conservazione – Decreti

  • DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEL 30/03/2009 Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici.
  •  DECRETO LEGISLATIVO N. 235 DEL 30/10/2010 Modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante Codice dell’amministrazione digitale, a norma dell’articolo 33 della legge 18 giugno 2009, n. 69.
  •  DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI DEL 22/02/2013 Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71. (G.U. n.117 del 21-5-2013)
  •  DECRETO MINISTRO ECONOMIA E FINANZE N. 55 DEL 03/04/2013 Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell’articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244. (G.U. n.118 del 22-5-2013)
  • DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI DEL 03/12/2013 (GU N.49 DEL 12/03/2014) Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, traccia le regole per la conservazione a norma.
  • DECRETO MINISTERO DELL’ECONOMIA E DELLE FINANZE 17 GIUGNO 2014 (GU N. 146 DEL 26/06/2014) Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005.
  • D.P.C.M. DEL 05/02/2015 IN MATERIA DI SOSTITUZIONE DEI DISPOSITIVI AUTOMATICI DI FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA Decreto di modifica del D.P.C.M. 19 luglio 2012 per il differimento dei termini di validità delle autocertificazioni circa la rispondenza dei dispositivi automatici di firma ai requisiti di sicurezza di cui al D.P.C.M. 30 ottobre 2003, e dei termini per la sostituzione dei dispositivi automatici di firma.
  • DECRETO LEGISLATIVO N. 82 CODICE DELL’AMMINISTRAZIONE DIGITALE DEL 07/03/05 Estratto relativo agli articoli sulla formazione e conservazione dei documenti informatici
  • CODICE CIVILE – ART. 2220 Conservazione delle scritture contabiliCODICE CIVILE – ARTICOLO 2215 BIS Modalità pratiche di tenuta del libro giornale e delle altre scritture cronologiche

Con i Decreti del 3 dicembre 2013 e del 17 giugno 2014 la conservazione ha subito notevoli cambiamenti sotto il profilo normativo, con nuove regole tecniche per il processo di conservazione e la gestione e conservazione dei documenti fiscali.

Questi decreti hanno avuto il merito di introdurre semplificazioni importanti ai processi di dematerializzazione della documentazione fiscale come:

  • L’eliminazione dell’obbligo di conservazione quindicinale delle fatture e si allinea tale termine a quello dei libri e registri. Il processo di conservazione dei documenti con valenza fiscale, quindi, è effettuato entro tre mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.
  • L’eliminazione dell’adempimento della comunicazione dell’impronta dell’archivio dei documenti con rilevanza tributaria da inviare all’Agenzia delle Entrate. Il contribuente comunicherà che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento.
  • Il pagamento dell’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti (relativa alle fatture, agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante l’anno) avviene mediante versamento con F24 online con modalità esclusivamente telematica ed in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Normativa conservazione | Circolari

  • Circolare MEF-DF n. 1 del 9 marzo 2015
  • Circolare n. 18/E del 24 giugno 2014
  • Circolare AgID n. 65 del 10 aprile 2014 pubblicata in GU n. 89 del 16 aprile 2014
  • Circolare del Ministero dell’Economia e Finanze n. 1 del 31 marzo 2014
  • Circolare Ragioneria dello Stato n. 3 del 20 gennaio 2014
  • Circolare Agenzia per l’Italia Digitale n. 64 del 15 gennaio 2014
  • Circolare Ragioneria dello Stato del 4 novembre 2013, n. 37
  • Circolare Agenzia per l’Italia Digitale n. 62 del 30 aprile 2013
  • Circolare Agenzia delle Entrate n. 12/E del 3 maggio 2013
  • Circolare Agenzia delle Entrate n. 4/E del 6 marzo 2013
  • Circolare AgID n. 60 del 23 Gennaio 2013
  • Circolare Agenzia delle Entrate n.5/E del 29/02/2012
  • Circolare Assonime n. 19 del 20/04/2009
  • Circolare Agenzia delle Dogane n. 22 del 26 novembre 2009
  • Circolare del Ministero del Lavoro n. 20 del 21 agosto 2008
  • Circolare Agenzia delle Dogane n. 5/D del 25 gennaio 2005
  • Circolare del Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali n. 33 del 20/10/2003
  • Circolare AIPA n.28 del 07/05/2001

Normativa conservazione | Risoluzioni

  • Risoluzione Agenzia delle Entrate n. 96/E del 16 dicembre 2013
  • Risoluzione Agenzia delle Entrate n. 19/E del 25 marzo 2013
  • Risoluzione Agenzia delle Entrate n. 1/E del 10 gennaio 2013
  • Risoluzione Agenzia delle Entrate n.52/E del 17/06/2010
  • Risoluzione Agenzia delle Entrate n.220/E del 13/08/2009
  • Risoluzione Agenzia delle Entrate n.194 del 30/07/2009
  • Risoluzione Agenzia delle Entrate n.195 del 30/07/2009
  • Risoluzione Agenzia delle Entrate n.196 del 30/07/2009
  • Risoluzione Agenzia delle Entrate n.158/E del 15/06/2009
  • Risoluzione Agenzia delle Entrate n.161/E del 09/07/2007
  • Risoluzione Agenzia delle Entrate n.267/E del 27/09/2007
  • Risoluzione Agenzia delle Entrate n.298/E del 18/10/2007
  • Risoluzione Agenzia delle Entrate n.14/E del 21/01/2008
  • Risoluzione Agenzia delle Entrate n.67/E del 28/02/2008
  • Risoluzione Agenzia delle Entrate n.260/E del 23/06/2008
  • Risoluzione Agenzia delle Entrate n.364/E del 03/10/2008
  • Risoluzione Agenzia delle Entrate n.371/E del 06/10/2008
  • Risoluzione Agenzia delle Entrate n. 354/E del 08/08/2008
  • Risoluzione Agenzia delle Entrate n. 85/E del 11/03/2008
  • Risoluzione Agenzia delle Entrate n. 67/E del 28/02/2008
  • Risoluzione Agenzia delle Entrate n. 349 del 28/11/2007

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