Gestire le PEC in sicurezza

obbligo conservazione pec

Sempre più aziende prendono coscienza dell’importanza dei messaggi di Posta Elettronica Certificata e delle relative ricevute. Si fa quindi strada l’idea che non sia più rimandabile una loro gestione, efficiente, rigorosa e in accordo con la normativa vigente.

In un precedente blog abbiamo delineato le principali regole che disciplinano la conservazione dei documenti elettronici in generale e della PEC in particolare, oggi vorremmo evidenziare i tre motivi principali che, secondo noi,  dovrebbero spingere le aziende ad adeguare velocemente le loro procedure alle nuove necessità.

  1. Sicurezza: spesso i messaggi PEC, ricevuti e inviati, rimangono memorizzati, per un tempo limitato in base al contratto, nei server dei fornitori del servizio PEC, oppure si trovano dispersi nei PC degli utenti che li hanno gestiti. In un simile scenario mantenere questi messaggi sempre disponibili a fronte di ogni evenienza, e nello stesso tempo garantire la riservatezza e prevenire accessi non autorizzati, risulta particolarmente difficile, se non impossibile.
  2. Salvaguardia del valore giuridico: come tutti i documenti elettronici, i messaggi e le ricevute di Posta Elettronica Certificata mantengono il loro valore legale solo se conservati a norma (vedi il nostro blog Obbligo conservazione PEC).
  3. Ricerca e consultazione futura: sempre nel quadro dello scenario descritto sopra, è facile immaginare quanto può essere complesso rintracciare uno specifico messaggio o una particolare ricevuta, memorizzati in mezzo a vari dispositivi, presenti dentro e/o fuori dall’azienda, avendo solo un semplice client di posta come strumento disponibile.

ADS-Doc SP è una soluzione completa e semplice da implementare, che fornisce una valida risposta a queste problematiche. Con un unico strumento, tutte le funzionalità necessarie per consultare e preservare nel tempo e in piena sicurezza i propri messaggi di posta elettronica certificata mantenendo intatto il loro valore legale.

 

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