Digitalizzazione Pubblica Amministrazione: il 14 Gennaio 2017 l’ultimo step

Digitalizzazione PA

Con il 14 gennaio 2017 le pubbliche amministrazioni dovranno aver completato il processo di dematerializzazione documentale e aver adottato un sistema di gestione dei documenti in formato esclusivamente elettronico.

Con il 14 gennaio 2017 quando entrerà in vigore l’obbligatorietà definita dal Dpcm del 13 novembre 2014 sulle Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, le pubbliche amministrazioni e i soggetti tenuti all’attuazione del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) dovranno aver completato il processo di dematerializzazione documentale e aver adottato un sistema di gestione dei documenti in formato esclusivamente elettronico.

Questo è l’ultimo passo di un percorso che introduce importanti novità nell’organizzazione interna delle Pubbliche Amministrazioni sia per l’organizzazione delle risorse umane sia per lo svolgimento dei processi di gestione.

Di seguito i principali adempimenti per la Pubblica Amministrazione secondo quanto indicato dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dalle Regole tecniche.

Gestione documentale a norma Digitalizzazione PA

Sistema di Protocollazione conforme alle Regole tecniche per il Protocollo informatico (DPCM 3 dicembre 2013, che prevede, ad esempio, il superamento totale di sistemi di registrazione precedenti, il censimento dei sistemi di protocollazione particolari oppure l’invio in conservazione del registro giornaliero di protocollo, ecc.).

Gestione di documenti informatici e non cartacei: adozione di un modello organizzativo (flussi, figure professionali, soluzione di gestione e conservazione documentale) che ne consenta la formazione e validazione conformemente alle regole tecniche del DPCM 13 novembre 2014 e dei DPCM del 3 dicembre 2013.

– Adozione e costante aggiornamento delle regole di gestione e archiviazione tramite provvedimenti obbligatori quali il manuale di gestione documentale e il manuale di conservazione, loro diffusione e pubblicazione.

– Adozione di un sistema di gestione a norma e sua integrazione con ogni applicazione che produce o riceva documenti informatici, per consentire la formazione e la futura conservazione dei fascicoli e la validità del valore probatorio dei documenti nel tempo.

 

Disponibilità dei dati delle pubbliche amministrazioni Digitalizzazione nella Pubblica Amministrazione

Per rendere disponibili e consultabili i dati ad altre pubbliche amministrazioni, gli enti dovranno utilizzare soluzioni tecniche e organizzative, adeguando le banche dati affinché sia possibile:

– l’accesso via web, attraverso il sito istituzionale dell’ente oppure un sito tematico appositamente predisposto o altre applicazioni software;

– l’accesso in modalità di cooperazione applicativa (“l’insieme di infrastrutture tecnologiche e di regole tecniche, per lo sviluppo, la condivisione, l’integrazione e la diffusione del patrimonio informativo e dei dati della pubblica amministrazione, necessarie per assicurare l’interoperabilità di base ed evoluta e la cooperazione applicativa dei sistemi informatici e dei flussi informativi, garantendo la sicurezza, la riservatezza delle informazioni, nonché la salvaguardia e l’autonomia del patrimonio informativo di ciascuna pubblica amministrazione.”).

Conservazione digitale Digitalizzazione nella Pubblica Amministrazione

Il “sistema di conservazione” assicura le caratteristiche di integrità, autenticità, sicurezza, immodificabilità e leggibilità dei dati nel tempo: dal momento in cui i documenti dovranno essere prodotti originariamente in modalità informatica, è obbligatorio che la loro conservazione permanente avvenga con modalità digitali a norma.

Professionalità e competenze interne Digitalizzazione nella Pubblica Amministrazione

A presidio della corretta digitalizzazione della PA, ci sono diverse competenze professionali che devono essere nominate:

  • Responsabile della Gestione documentale;
  • Responsabile della Conservazione digitale;
  • Responsabile per la sicurezza informatica/Responsabile dei sistemi informativi automatizzati;
  • Responsabile del trattamento dei dati personali;
  • Responsabile della protezione dei dati.

Sistemi di identificazione e presentazione delle istanze online Digitalizzazione nella Pubblica Amministrazione

E’ stata avviata la sperimentazione di SPID (Sistema Pubblico d’Identità Digitale), che permette a cittadini e imprese di accedere con un’unica identità digitale a tutti i servizi online di pubbliche amministrazioni e imprese aderenti.

La pubblicazione dei documenti sul sito istituzionale Digitalizzazione nella Pubblica Amministrazione

Oltre alla pubblicazione dei dati di cui al Decreto Lgs. n. 33/2013 nella sezione denominata “Amministrazione trasparente”, resta l’obbligo di “affissione” degli atti all’albo online, ai fini della piena accessibilità delle informazioni pubblicate.

La pubblicazione on-line di provvedimenti o atti amministrativi, o la loro comunicazione, implica l’assunzione da parte dell’amministrazione di una garanzia di conformità delle informazioni rispetto a quelle contenute nei provvedimenti originali.

Con i provvedimenti emanati esclusivamente in formato digitale, occorrerà verificare il formato dei documenti pubblicati online e l’adozione di tutte le misure a garanzia dell’integrità, provenienza e immodificabilità dei dati pubblicati.

ADS-SGD (Sistema di Gestione Documentale) ADS-SCN (Sistema di Conservazione a Norma), NumiX (Protocollo informatico) e ADS-PEC sono componenti della suite ADS-Doc che fornisce gli strumenti indispensabili per supportare le Pubbliche Amministrazioni nell’attuazione della nuova normativa.

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