Dematerializzazione

La dematerializzazione e’ senza dubbio uno dei piu’ interessanti temi che abbiano coinvolto negli ultimi anni sia aziende private che la pubblica amministrazione in Italia.

Il panorama normativo italiano in tema di dematerializzazione dei documenti e’ attualmente uno dei piu’ avanzati e maturi a livello mondiale e rimane in continua evoluzione. La normativa vigente riconosce pieno valore giuridico al documento informatico. Pochi dubitano che progressivamente l’ abbandono della carta a favore del documento informatico nei processi amministrativi diventera’ un obbligo sia per il settore pubblico che privato.

Cosa si intende per Dematerializzazione Documenti?

dematerializzazione-cosa-eCon “dematerializzazione” si indica la progressiva sostituzione dei tradizionali supporti dei documenti in favore dei documenti informatici, accompagnata dalla incrementale gestione documentale informatizzata all’ interno delle organizzazioni.
Vi e’ quindi una duplice spinta per arrivare alla definitiva eliminazione della carta:

  • da un lato si adottano sistemi informatici per digitalizzare i processi e ridurre al massimo la creazione di tradizionali documenti cartacei che vengono quindi mantenuti esclusivamente come documento informatico
  • dall’ altro si punta a digitalizzare i documenti cartacei esistenti o ricevuti da terze parti ed eliminare quindi la copia cartacea e i suoi inerenti problemi.

Dematerializzazione: perchè

dematerializzazione-percheAmministratori e dirigenti di aziende private e pubbliche amministrazioni sono ormai consapevoli che l’ adozione di un sistema di gestione documentale informatizzato sia uno dei fattori critici che condizionano una positiva evoluzione dei processi aziendali.
Il crescente interesse, che si è sviluppato attorno alla gestione documentale e la dematerializzazione, ha reso disponibile un corposo volume di informazioni, studi specifici e statistiche che confermano in pieno questa evidenza.
Sono ormai chiari e confermati tutta la serie di vantaggi che scaturiscono dalla dematerializzazione.
I vantaggi immediati sono quelli derivanti dalla scomparsa dei processi legati alla gestione cartacea dei documenti che sono notoriamente caratterizzati da un alto costo di produzione e stoccaggio documenti, da tempi elevati di ricerca, da difficolta’ legate alla condivisione e archiviazione, facilità di errori, smarrimenti e distruzione. Vantaggi meno immediati ma non per questo meno consistenti derivano da un generalizzato miglioramento dei processi e dell’ efficienza aziendale, soprattutto quando i processi informatizzati sono controllati e da sistemi avanzati di workflow e monitoraggio processi.

Quali sono gli strumenti necessari per digitalizzare l' azienda?

Per cogliere appieno i benefici della dematerializzazione e’ quindi necessaria l’ adozione di una serie di strumenti informatici che da una parte assicurano l’ adempienza normativa e dall’ altro aiutano a strutturare e snellire i processi documentali e ridurre i costi.

Qui sotto riportiamo i maggiori strumenti necessari per la piena riuscita di una strategia di dematerializzazione.
In particolar modo nel contesto italiano e’ necessario dotarsi di sistemi che permettano di ottemperare a tutte le norme vigenti.

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Gestione Documentale

Un moderno sistema di gestione documentale e’ parte imprescindibile di qualsiasi progetto di dematerializzazione. In fase di acquisizione, un software di gestione documentale permette una comoda catalogazione, classificazione e archiviazione documenti che possono essere arricchiti automaticamenteda una serie di attributi che variano da documento a documento. Classificazione e protocollazione sono altri aspetti fondamentali della fase di archiviazione digitale.
I documenti informatici possono essere quindi consultati facilmente grazie a opzioni di ricerca all’ interno dell’ archivio elettronico.
Di particolora importanza e’ anche l’ amministrazione e gestione utenti e il relativo controllo accessi e riservatezza forniti dallo strumento di gestione documentale.

Firma digitale e marca temporale

La firma digitale – equivalente elettronico della tradizionale firma autografa su carta – è associata stabilmente al documento elettronico sulla quale è apposta e ne attesta con certezza:
– l’integrità
– l’autenticità
– la non ripudiabilità
Il documento così sottoscritto assume piena efficacia probatoria.

La firma digitale è un processo matematico che permette di criptare una rappresentazione univoca del file, detta “impronta”, e di inserirla nel file stesso trasformandolo in un nuovo tipo di file.

Vi sono delle autorità preposte al rilascio dei certificati per firma digitale le quali installano i certificati da loro rilasciati su supporti che non possono essere contraffatti o alterati. Questi supporti sono smart card o token USB. Oltre al certificato, è poi necessario un software di firma che utilizzi il certifcato per firmare il documento.

La marca temporale permette di associare data e ora certe e legalmente valide ad un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi. Questo avviene con l’ utilizzo da parte del software di fima di servizi di marcatura offerti da certificatori accreditati.

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Conservazione sostitutiva

Nel contesto italiano, la conservazione sostitutiva e’ la procedura che che conferisce valore legale nel tempo ad un documento informatico. La conservazione digitale permette di equiparare la validita’ di un documento cartaceo a quella di un documento informatico, sia che quest’ ultimo sia una copia di un orginale cartaceo (che puo’ essere poi distrutta) sia che esista solo in formato digitale.
La conservazione digitale permette di sfruttare al massimo i benefici della dematerializzazione per tutti quei documenti che per legge devono essere conservati per anni dalle aziende.
Un sistema di conservazione sostitutiva è un insieme di procedure, attività e strumenti che permettono di ottemperare alle norme relative alla dematerializzazione. L’ archiviazione digitale dei documenti nel tempo viene garantita tramite procedure che assicurano la riproducibilita dei documenti anche nella loro forma esteriore e il salvataggio di gruppi di metadati che indentificano il documento e le sue proprieta’.
Il processo di conservazione elettronica deve garantire in sicurezza l’autenticità, integrità, leggibilità e accessibilità dei documenti conservati.

Dematerializzazione documenti

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