Conservazione sostitutiva

La conservazione digitale o sostitutiva dei documenti, è una procedura di tipo informatico regolamentata dalla normativa italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.

Questa procedura permette l’ eliminazione della carta per tutte le tipologie di documenti previste dalla legge italiana, equiparando il documento informatico alla copia cartacea che può essere distrutta o non prodotta.

Da anni ormai, sempre più aziende hanno adottato il processo di conservazione sostitutiva eliminando gli archivi cartacei e ottenendo numerosi vantaggi. I vantaggi della conservazione documenti sono particolarmente consistenti per tutti quei documenti che ai fini legali devono essere conservati per anni, come ad esempio le fatture.

Il sistema di conservazione digitale

La conservazione sostitutiva è un processo informatico che, attraverso specifiche modalità e regole di trattamento della versione elettronica dei documenti fiscali, ne garantisce l’autenticità e ne permette, quindi, la conservazione in sostituzione dei corrispondenti documenti cartacei.

processo di conservazione sostitutiva

processo di conservazione sostitutiva

L’articolo 3 del Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014 evidenzia che i documenti informatici devono essere conservati in modo tale che:

  • siano consentite le funzioni di ricerca […] in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento.
  • Il processo di conservazione dei documenti termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione sostitutiva.
  • Il processo di conservazione documenti è effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4 -ter , del decreto-legge 10 giugno 1994 (entro tre mesi dal termine di presentazione delle dichiarazione dei redditi).

Memorizzazione dei documenti su qualunque supporto
E’ consentito utilizzare un qualsiasi supporto di memorizzazione che garantisca la conformità dei documenti agli originali.

Conservazione sostitutiva
Apposizione della marca temporale e della firma digitale sugli insieme dei documenti: si ha così la certezza opponibile ai terzi che il procedimento di conservazione dei documenti sia stato completato in una determinata data, ad una determinata ora.

Designare il Responsabile della Conservazione Sostitutiva
Tra i suoi obblighi c’è la stesura del Manuale della Conservazione.

Periodicità
La periodicità con cui eseguire la conservazione dei documenti informatici dipende dal tipo di documento, per le fatture e libri contabili può essere effettuata anche con cadenza annuale a chiusura esercizio.

Adempimento fiscale
Il pagamento dell’imposta di bollo, per i documenti contabili che lo richiedono, è ora eseguito a consuntivo e in base alle effettive registrazioni in essi contenute.

Distruzione dei documenti cartacei
Terminato il processo di archiviazione sostitutiva, gli eventuali documenti cartacei possono essere definitivamente eliminati.

Il software per la conservazione digitale documenti

ADS-Doc garantisce una copertura normativa completa e permanentemente aggiornata in base all’ evoluzione delle leggi e delle specifiche tecniche emanate dalle autorità in merito alla conservazione documenti e al processo di conservazione digitale.

L’applicazione è stata inoltre progettata e sviluppata in conformità agli standard tecnici, in particolare sono stati recepiti i contenuti della norma UNI11386:2010 “Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SInCRO)” che consente di utilizzare una struttura-dati condivisa, al fine di garantire l’interoperabilità nei processi di migrazione.

Sono disponibili tutte le funzioni necessarie allo svolgimento del processo di conservazione (dalla selezione e firma dei documenti, fino alla produzione dei pacchetti di archiviazione sostitutiva). Inoltre un programma indipendente, disponibile all’interno di ogni lotto conservato, consente di navigare tra i lotti, all’interno del supporto nel quale questi ultimi sono stati memorizzati e di ricercare e visualizzare i documenti  conservati presenti.

ADS-Doc è il più completo e conveniente software per la conservazione digitale dei documenti.

Semplici interfacce e automazione del processo:

  • Selezione dei documenti da conservare per periodi e tipologia di documento
  • Il software controlla che i documenti soddisfino i criteri previsti dalla normativa
  • Tutti i controlli configurati per la conservazione sostitutiva vengono effettuati in automatico
  • Possibilità di svolgere il processo di conservazione sostitutiva in background
  • Chiusura dei i lotti di conservazione con firma e marca temporale

Sono operazioni che con ADS-Doc si eseguono in pochi passi in modo facile, veloce e sicuro.

Software Conservazione Sostitutiva

Software Conservazione Sostitutiva
Software Conservazione Sostitutiva – Esempio 1

Conservazione Sostitutiva Browser

Ogni lotto è corredato da un programma indipendente di consultazione (ArcBrowser) che permette di vedere i certificati dei firmatari, verificare la marcatura temporale e consultare i documenti conservati.

E’ possibile quindi trasportare i lotti su qualsiasi supporto e consultarli anche dopo anni con l’ausilio delle funzioni di ricerca (come previsto dalla normativa).

Software Conservazione Sostitutiva – Esempio 2

Gli strumenti necessari per la conservazione sostitutiva

RIFERIMENTO TEMPORALE

E’ un’informazione che associa al documento la data e l’ora.  A più documenti può essere applicato il medesimo riferimento temporale. Pur non essendo il riferimento temporale dotato di data certa, deve essere ancorato ad alcuni elementi tali da garantire che non sia determinato in modo del tutto discrezionale da parte del soggetto che lo appone. Operativamente, la sincronizzazione dei sistemi di apposizione del riferimento temporale avviene tramite l’utilizzo di speciali software che via internet permettono di sincronizzare ogni pochi secondi l’orologio del sistema con NPT server web (Network Time Protocol www.ntp.org) in grado di certificare la data e l’ora con assoluta precisione.

SOTTOSCRIZIONE ELETTRONICA

E’ l’apposizione sul documento informatico della firma elettronica qualificata.

MARCATURA TEMPORALE

La marcatura temporale di un documento informatico consiste nella generazione, da parte di una terza parte fidata, di una firma digitale del documento (anche aggiuntiva rispetto a quella del sottoscrittore) cui è associata l’informazione relativa ad una data e ad un’ora certa.

FIRMA + MARCA

La combinazione di firma digitale e marca temporale conferisce la certezza per i seguenti attributi:

  • AUTENTICITA’ del documento (staticità e immodificabilità del documento=inviolabilità)
  • Identità certa del firmatario
  • data e ora della generazione del documento informatico
  • Validità del certificato di firma

IMPRONTA

L’ impronta di un documento elettronico è una sequenza di caratteri ottenuta applicando una funzione di calcolo, detta funzione di hash, al file. Uno stesso file a cui è applicata la stessa funzione di hash genera sempre la medesima impronta.

Serve a realizzare file di piccole dimensioni che soddisfi la condizione di conservare la corrispondenza biunivoca col file dal quale è stato generato e che possegga anche la caratteristica di rendere impossibile risalire dalla stessa impronta al contenuto del file principale.

Conservazione sostitutiva: i vantaggi

  • Riduzione degli spazi fisici preposti all’archiviazione della carta (100.000 pagine formato A4 occupano in altezza circa 11 metri; lo stesso numero di pagine conservato a norma sarebbe contenuto in 2 DVD). Questo risulta in una diminuzione dei costi di affitto o di spazi per la conservazione della carta (spesso antialluvioni, ignifughi, ecc.).
  • Il pagamento del bollo virtuale, che viene calcolato non più sul numero delle pagine ma ogni 2.500 registrazioni, introduce interessanti percentuali di risparmio rispetto al pagamento del bollo tradizionale;
  • Diminuzione dei costi operativi legati all’archiviazione, materiali di consumo (carta, cartucce, scaffali).

«La conservazione sostitutiva riduce il costo aziendale di trattamento della documentazione, oggi stimato in circa 25 euro a documento. Il risparmio sui costi varia in funzione del settore merceologico, ma può arrivare fino al 70%. (Rapporto 2008 Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano – Fonte: Consiglio Nazionale Economia e Lavoro)»

Archiviazione sostitutiva: quali documenti si possono conservare

Documenti rilevanti ai fini tributari:

Scritture contabili, libri, registri, ogni documento rilevante ai fini tributari.

Conservazione sostitutiva: il responsabile della conservazione

responsabile-conservazione-sostitutivaIl DM attribuisce al Responsabile della Conservazione Sostitutiva un ruolo essenziale nell’ambito della procedura di archiviazione sostitutiva:

  • E’ responsabile della corretta applicazione della legge e della procedura; in particolare, si fa carico dell’apposizione della marca temporale e della sottoscrizione elettronica del documento informatico memorizzato, assumendo la responsabilità del processo e dei singoli atti;
  • Attesta il corretto svolgimento del processo di Conservazione digitale;
  • Si occupa della stesura e aggiornamento del manuale della conservazione sostitutiva;
  • Gestisce il sistema nel suo complesso e garantisce l’accesso alle informazioni;
  • Verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione;
  • Adotta le misure necessarie per la sicurezza del sistema per la conservazione sostitutiva;
  • Richiede la presenza del Pubblico Ufficiale laddove ne è previsto l’intervento;
  • Definisce e documenta le procedure di sicurezza per il riferimento temporale;
  • Si occupa della comunicazione all’Agenzia delle Entrate;
  • Verifica con cadenza non superiore a 5 anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati, provvedendo se necessario al loro riversamento.

ADS-Doc fornisce tutti gli strumenti necessari per agevolare il lavoro del responsabile della conservazione sostitutiva.

Conservazione sostitutiva e ispezioni fiscali

ispezione-fiscale-conservazione-sostitutivaVantaggi della conservazione sostitutiva in caso di ispezioni fiscali in aziende

  • Garanzie sulla legalità del processo: reintroduzione delle dinamiche della vidimazione – minore flessibilità
  • Maggiori garanzie sulla reperibilità della documentazione
  • Maggiore credibilità del dato documentale (la falsificazione del cartaceo è più semplice)
  • Possibilità di esibire la documentazione a distanza con invio telematico
  • Minore invasività dei controlli
  • Risparmio nella stampa per la documentazione richiesta
  • Riduzione della permanenza dei verificatori in azienda

Software Conservazione Sostitutiva

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