Conservazione sostitutiva gratuita per chi digitalizza un processo

conservazione sostitutiva

Nuova promozione AD System per favorire la dematerializzazione dei processi attraverso l’utilizzo della firma grafometrica: conservazione sostitutiva* GRATUITA per chi acquista ADS-Firma.

Cosa fa ADS-Firma?

ADS-Firma è la soluzione che consente di sottoscrivere documenti con una firma grafometrica (Firma Elettronica Avanzata) in modo sicuro, semplice ed economico senza l’utilizzo di dispositivi specifici di firma come chiavi USB o smart card.
ADS-Firma permette di firmare qualunque tipo di documento come DDT, ordini, 730, Certificazione Unica, liberatorie per la riservatezza ecc…
Con ADS-Firma l’apposizione della firma su un documento elettronico diventa un’azione naturale ed assimilabile alla tradizionale firma su carta.

Con ADS-Firma integrabile con ADS-Doc non serve stampare i documenti che possono essere consultati nell’archivio digitale e conservati a norma.

Perché la conservazione sostitutiva gratuita?

Un documento informatico, come quello firmato con ADS-Firma, deve essere conservato in modalità digitale come indicato nel DMEF 17 giugno 2014 per avere valore probatorio e legale nel tempo.

Spesso i costi legati alla conservazione sostitutiva (infrastruttura, software) frenano l’utilizzo di processo interamente digitale: con l’acquisto di una licenza standard di ADS-Firma per gestire un processo di firma autografa in modalità interamente digitale, AD System mette quindi a disposizione una piattaforma cloud gratuita per la conservazione digitale dei documenti provenienti dal processo stesso.

Di seguito riportiamo alcuni semplici esempi di processi che possono essere gestiti senza mai stampare i documenti e quindi senza la necessità di gestirne i conseguenti costosi archivi cartacei.

Digitalizzazione della liberatoria sulla privacy

Per molti servizi oggi giorno (ad esempio per la protezione dei dati personali nei servizi sanitari) è necessario far firmare ai propri clienti il modulo di liberatoria sulla privacy e sul consenso informato. Questi moduli, che devono essere conservati per diversi anni, vanno ad ingrossare archivi sempre più corposi e ingombranti, che rappresentano un costo vivo di mantenimento.

Vediamo il processo in dettaglio:

Conservazione sostitutiva processo privacy

  • Il documento viene emesso direttamente in digitale con un programma gestionale oppure con strumenti di Office Automation
  • Il documento è quindi disponibile per ricevere la firma autografa del cliente con l’ausilio del dispositivo digitale (tablet o notebook)
  • Il documento firmato viene inviato automaticamente al software di archiviazione in cloud per la conservazione sostitutiva

La conservazione digitale in cloud garantisce:

  • Reperibilità del documento con facili filtri di ricerca
  • Validità legale nel tempo del documento
  • Nessun bisogno di mantenere copie cartacee

Firma grafometrica per i DDT (documenti di trasporto)

I documenti di trasporto (DPR n. 472/96 e DPR 600/73) sono costituiti da più copie: una copia viene consegnata al conducente/vettore mentre una copia viene di norma conservata in azienda. Con la firma grafometrica è possibile mantenere in digitale la copia conservata dall’azienda senza mai produrla in formato cartaceo.

Vediamo il processo in dettaglio:

  • Il documento prodotto dal gestionale aziendale viene inviato al software per la firma grafometrica
  • Il vettore/conducente pone la propria firma autografa con eventuale controfirma del magazziniere su dispositivo digitale
  • Una copia viene stampata e consegnata al vettore/conducente
  • Il documento firmato digitale viene inviato al software di archiviazione in cloud per la conservazione digitale

La conservazione digitale in cloud garantisce:

  • Reperibilità del documento con facili filtri di ricerca
  • Validità legale del documento
  • Nessun bisogno di mantenere copie cartacee in azienda
  • Riduzione del numero di copie stampate

 

Ovviamente possono essere dematerializzati moltissimi altri processi. I nostri tecnici sono a disposizione per evidenziare la fattibilità e misurare i vantaggi che ne possono derivare.

(*) Nota:

Per semplicità abbiamo utilizzato sempre il termine “conservazione sostitutiva” sia per i documenti cartacei che per documenti digitali.

 

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