Conservazione digitale dei messaggi e notifiche PEC

Conservazione PEC

I messaggi di Posta Elettronica Certificata (PEC) sono documenti informatici sottoscritti con firma digitale dal gestore di posta elettronica certificata di chi invia la mail (mittente).

Il tema della conservazione digitale a norma dei documenti informatici è trattato nel Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13/11/2013 e nel Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17/06/2014.

Nel seguente articolo è affrontato il tema della conservazione digitale della PEC.

L’art. 2220 del Codice Civile prevede l’obbligo di conservazione delle scritture contabili e della corrispondenza aziendale. La corrispondenza aziendale include anche i messaggi PEC, alla cui conservazione va posta particolare attenzione per il valore di prova legale, che può diventare risolutivo per l’azienda in caso di contenzioso, accertamenti tributari ecc.

In linea di massima il valore legale dei messaggi è mantenuto anche se esportati dalla casetta di posta originale e salvati su altro dispositivo. Una questione completamente diversa è il mantenimento del valore legale dei messaggi nel tempo.

Il gestore del servizio PEC è obbligato infatti alla conservazione per 30 mesi della sola traccia informatica delle operazioni svolte che consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.

Le aziende e i professionisti che intendono mantenere il valore legale dei messaggi PEC nel tempo devono quindi adottare un sistema di conservazione per i messaggi PEC e le relative ricevute.

Conservazione digitale PEC | Valore legale nel tempo

La conservazione nel tempo richiede il trasferimento dei messaggi in un sistema di conservazione idoneo e che rispettino le regole tecniche previste dal Decreto del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014.

ADS-Doc SP è la soluzione completa per l’archiviazione e la conservazione PEC che riunisce in un unico strumento tutte le funzionalità necessarie per preservare nel tempo e in piena sicurezza i propri messaggi di posta elettronica certificata mantenendo intatto il loro valore legale.

Attraverso servizi di interscambio dati, il software ADS-Doc è in grado di collegarsi automaticamente alle caselle di posta e archiviarne periodicamente il contenuto in modo semplice e trasparente.

I messaggi di posta elettronica completi con tutti i loro allegati saranno consultabili all’interno del sistema documentale e sarà possibile procedere in qualsiasi momento con la conservazione digitale a norma di legge.

Un altro vantaggio derivante dall’utilizzo di ADS-Doc è la possibilità di eliminare, dopo un periodo di tempo prestabilito, dalla casella di posta i messaggi archiviati liberando quindi spazio per la ricezione di nuovi messaggi.

 

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