Gestione Documentale - Modulo base
Incorpora tutte le funzionalità fondamentali dell’applicazione:
- acquisizione, catalogazione e archiviazione documenti;
- ricerca e consultazione di documenti nell’archivio digitale;
- configurazione modelli e metadati;
- amministrazione e gestione utenti;
- controllo accessi e riservatezza;
- plug-in per MS Outlook (archiviazione mail)
Il modulo base per la gestione documentale è corredato da un’applicazione Web che consente la ricerca e la
consultazione di documenti da qualunque postazione dotata di browser internet,
senza la necessità di installare un’applicazione “client” nelle postazioni degli utenti che accedono all’archivio elettronico soltanto in
modalità lettura.
Lettore OCR, Barcode, Datamatrix
Riconoscimento automatico dei documenti e del testo in essi contenuto
Il modulo e' dedicato al riconoscimento ottico dei caratteri dei file acquisiti e digitalizzati da scanner.
Grazie all’utilizzo di modelli opportunamente pre-configurati e personalizzabili, che forniscono all’OCR informazioni
relative alla posizione dei metadati all’interno del documento, al formato della pagina e dei dati, alla qualità della scansione,
il programma - anche al momento stesso dell’acquisizione da scanner - è in grado di riconoscere il tipo di documento e
quindi di procedere alla sua catalogazione e indicizzazione.
Le funzionalita' avanzate di ADS-Doc in questo campo rendono la dematerializzazione documenti un processo di estrema semplicita' e velocita'.
Firma digitale e marca temporale
La firma digitale può essere applicata sia ad un singolo documento che in modo massivo a più documenti evitando così di
dover digitare più volte il PIN abbinato al certificato di firma.
La firma, singola o massiva, può essere ulteriormente qualificata con l’aggiunta della marca temporale rilasciata da un
Certificatore Qualificato.
Il processo di firma consente di ottenere documenti firmati sia in formato P7M (firma CAdES) che PDF (firma PAdES).
Conservazione sostitutiva - Dematerializzazione
ADS-Doc garantisce una copertura normativa completa e permanentemente
aggiornata in base all’evoluzione delle leggi e delle specifiche tecniche emanate
dalle autorità in merito alla dematerializzazione dei documenti e al processo di conservazione sostitutiva.
L’applicazione è stata inoltre progettata e sviluppata in conformità agli standard tecnici, in particolare sono stati recepiti i contenuti della norma UNI
11386:2010 “Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero
degli Oggetti digitali (SInCRO)” che consente di utilizzare una struttura-dati
condivisa, al fine di garantire l’interoperabilità nei processi di migrazione.
Sono disponibili tutte le funzioni necessarie allo svolgimento del processo di dematerializzazione e
conservazione sostitutiva (dalla selezione e firma dei documenti, fino alla produzione del
file delle impronte da trasmettere all' agenzia delle entrate). Inoltre un programma indipendente, disponibile all’interno di ogni lotto conservato, consente di
navigare tra i lotti, all’interno del supporto nel quale questi ultimi sono stati
memorizzati e di ricercare e visualizzare i documenti presenti.
Annotazioni documenti
Il modulo annotazioni fornisce la possibilità di operare sui
documenti digitali con modalità e strumenti del tutto analoghi a
quelli che siamo abituati ad utilizzare con i documenti cartacei.
Infatti, è possibile inserire commenti e annotazioni sotto forma di
post-it elettronici posizionabili liberamente all’interno dei
documenti, come pure aggiungere segni di spunta, sottolineare,
evidenziare oppure nascondere parte del testo, senza che il
documento originale venga in alcun modo modificato.
Tutte le annotazioni potranno essere mantenute riservate oppure
rese visibili agli altri utenti del sistema di archiviazione elettronica.
Sincronizzazione unità mobile
Il modulo di sincronizzazione permette di esportare una parte dell' archivio digitale verso unità mobili - quali tablet PC,
notebook, pda, ipad - in modo da consentire successivamente la consultazione di documenti al di fuori dell’azienda, anche
in assenza di collegamento con la rete aziendale o di connessione Internet.
Gli utilizzatori di unità mobili possono definire quali tipologie di documenti devono essere replicati automaticamente nel
loro sistema quando viene effettuata una richiesta di sincronizzazione con il sistema di gestione documentale.
Lettore per unità mobile
Il lettore per unità mobile- disponibile per le
piattaforme MS Windows, Android e IOS -
consente la consultazione dell’archivio digitale
memorizzato nelle unità mobili tramite la
funzione di export e sincronizzazione.