FAQ Soluzioni AD System

La mia Azienda deve dotarsi di un Sistema di Gestione Documentale, perché dovrei scegliere ADS-Doc?

ADS-Doc è una soluzione di gestione documentale e conservazione digitale completa, flessibile e di grande semplicità d’uso, progettata per fornire agli utenti di un archivio elettronico gli strumenti indispensabili per la catalogazione, la gestione e la conservazione di documenti digitali, in completa aderenza alla normativa italiana e alle regole tecniche in vigore. ADS-Doc consente di ricercare e consultare qualsiasi documento in modo efficiente e intuitivo. Inoltre, garantisce la massima interazione con software esterni e di terze parti, facilitando e automatizzando le operazioni di acquisizione e gestione dei documenti.

Quanto tempo richiede l’installazione di ADS-Doc?

L’installazione di ADS-Doc in ambiente già predisposto con IIS, SQL Server e .NET non richiede più di un’ora.

Quali altre attività devono essere pianificate?

Dopo l’installazione del prodotto, si prosegue normalmente con le seguenti attività: scelta dei documenti da archiviare e degli attributi utili per accelerarne la ricerca, connessione eventuale con le anagrafiche già presenti nel sistema informativo (clienti, fornitori, centri di costo, etc.), eventuale configurazione dei servizi di catalogazione automatica, formazione e addestramento degli utenti.

Quanto tempo richiedono le attività preliminari?

Normalmente sono sufficienti alcuni giorni per l’avvio e la messa in produzione della soluzione scelta (il tempo dipende ovviamente da quali moduli devono essere configurati e della complessità dell’organizzazione del cliente). Tuttavia abbiamo potuto costatare che nei casi semplici (piccole aziende, no conservazione a norma oppure quando sono già state analizzate internamente le implicazioni organizzative e operative della dematerializzazione), molto spesso, un giorno o due sono bastati per avviare il sistema e che in casi più complessi sono stati impiegati, raramente, più di cinque o sei giorni.

Quanto costa ADS-Doc?

La licenza d’uso del prodotto non è basata sul numero di posti di lavoro, ma sul numero di documenti catalogati annualmente e sui moduli acquistati.

Per esempio, per un numero di utenti illimitato e 2.400 documenti catalogati annualmente, il costo di acquisto della licenza d’uso a tempo indeterminato del modulo base è di 900 €.

Altro esempio, ADS-PEC con lo stesso modulo base e con in più il modulo di conservazione digitale a norma della PEC, costa invece 1.260€.

Richiedi di essere contattato da un nostro tecnico, potrai così valutare la configurazione più adatta per rispondere alle necessità della tua Azienda e riceverai un’offerta personalizzata.

Quali sono le modalità di acquisto?

ADS-Doc può essere acquistato in licenza d’uso a tempo indeterminato o utilizzato come servizio Cloud, a fronte di un canone annuale.

ADS-Doc è in cloud?

ADS-Doc è anche in cloud: il servizio di gestione documentale cloud 2N consente la fruizione di ADS-Doc in modalità “SaaS” (Software as a Service) a partire da un Centro Dati Windows Azure di Microsoft. Con questa modalità gli utenti possono connettersi alla piattaforma, utilizzare immediatamente l’applicazione, installata in un server remoto, e interagire con il sistema di gestione documentale cloud tramite una postazione “client”.

Come posso consultare i documenti archiviati in ADS-Doc?

I documenti possono essere ricercati e consultati a partire da un’applicazione “client” installata (e aggiornata automaticamente) nella tuo PC o notebook (Microsoft Windows) oppure dal web con qualsiasi browser, oppure da dispositivi mobili (Android, ioS, Windows). I documenti sono quindi sempre a disposizione ovunque ti trovi.

Quanto tempo devo dedicare alla catalogazione dei documenti?

La catalogazione in ADS-Doc è supportata da strumenti e tecniche in grado di automatizzare sia il processo di acquisizione del documento stesso che il processo di raccolta delle sue proprietà, che saranno utilizzate in seguito per ricerche e consultazioni. Tali strumenti consentono di ridurre al minimo l’impegno degli addetti durante questo processo.

Il prodotto viene installato con un archivio già configurato?

ADS-Doc viene fornito con un archivio di esempio e numerosi componenti già configurati. Tuttavia, l’applicazione non prevede un modello rigido e vincolante di archivio, ma lo si costruisce in base alle esigenze dell’azienda impostando tipi documenti e attributi di ricerca richiesti. Gli utenti abilitati possono integrare e modificare l’archivio “costruito” in maniera autonoma.

Quali sono i vantaggi principali della gestione documentale con ADS-Doc?
  • Riduzione dei tempi di ricerca dei documenti

  • Rintracciabilità in tempo reale di tutti i documenti

  • Relazione fra tutti i documenti in tutte le attività aziendali

  • Miglioramento dell’efficacia nella gestione delle informazioni

  • Sicurezza degli accessi e controllo delle attività sui documenti archiviati

  • Riduzione al minimo del rischio di perdita delle informazioni

  • Aumento della produttività del personale: impiego di risorse umane in altre attività a maggior valore aggiunto

  • Aumento dell’efficienza

  • Possibile accessibilità ai disabili

Altri vantaggi risultanti dalla conservazione digitale:

  • Eliminazione dei costi di affitto o di spazi per la conservazione della carta (spesso anti-alluvioni, ignifughi, ecc.)

  • Eliminazione di una parte dei materiali di consumo (carta, cartucce, scaffali)

  • Riduzione costi di manutenzione dei sistemi di stampa

Quando una fattura è già stata registrata nel programma di contabilità devo registrarla di nuovo in ADS-Doc?

Il software di gestione documentale è progettato per interfacciarsi con i sistemi presenti in azienda: a fronte della registrazione della fattura effettuata è possibile usare quegli stessi dati estraendoli del programma di contabilità senza dover registrare nuovamente gli stessi dati. Con il modulo xData è possibile, inoltre, automatizzare e ridurre drasticamente l’impegno richiesto per la registrazione della Prima nota.

Posso avere le anagrafiche aziendali anche in ADS-Doc?

Se le anagrafiche dei contatti (clienti, fornitori, banche, …) sono già gestite da altre applicazioni (CRM oppure ERP), sarà possibile utilizzarli in ADS-Doc senza la necessità di replicare i dati, mantenendoli automaticamente aggiornati. L’ alto livello di configurabilità consente di sincronizzare i dati, indipendentemente, dal gestionale utilizzato.

Posso diventare rivenditore di ADS-Doc?

Per la distribuzione delle proprie soluzioni, AD System si avvale di una rete qualificata di partner presenti sul territorio. L’ ADS-Doc Partner Program per rivenditori, è stato concepito per aiutare i Partner a far crescere il proprio business e massimizzare i profitti. Come rivenditori dei prodotti e servizi ADS-Doc, i nostri Partner possono fornire soluzioni innovative e flessibili che soddisfano anche i clienti più esigenti.

Se acquisto una licenza con una classe di documenti e poi supero il limite di documenti annuali cosa succede?

È possibile, in qualsiasi momento, passare a una classe superiore, integrando semplicemente il costo della licenza d’uso o del canone. Durante i primi dodici mesi, è possibile, ad un costo molto limitato, moltiplicare temporaneamente per dieci il numero massimo di documenti previsti per la classe di appartenenza, in modo da consentire l’archiviazione della documentazione storica.

Posso comprare ADS-Doc solo per la catalogazione dei documenti e non per la conservazione?

ADS-Doc è strutturato a moduli quindi è possibile comprare solo il modulo per la consultazione e catalogazione e acquistare successivamente il modulo della conservazione integrando la licenza d’uso acquistata.

Che tipi di documenti posso archiviare in ADS-Doc?

L’applicazione consente di catalogare qualsiasi tipo di documento informatico: PDF, documenti Office, file di testo, immagini, posta elettronica, PEC, file audio, file di tipo CAD, …

Cosa devo fare per portare in conservazione digitale un documento con ADS-Doc?

L’operatore risolve tutti gli adempimenti che la normativa richiede con la soluzione ADS-Doc, che con pochi semplici passi permette di creare il pacchetto di archiviazione a norma.

  • Selezione dei documenti da conservare per periodi e tipologia di documento

  • Il software controlla che i documenti soddisfino i criteri previsti dalla normativa

  • Tutti i controlli configurati per la conservazione vengono effettuati in automatico

  • Chiusura dei pacchetti di archiviazione con firma digitale e marca temporale

Quali sono i vantaggi principali della gestione documentale con ADS-Doc?
  • Riduzione dei tempi di ricerca dei documenti

  • Rintracciabilità in tempo reale di tutti i documenti

  • Relazione fra tutti i documenti in tutte le attività aziendali

  • Miglioramento dell’efficacia nella gestione delle informazioni

  • Sicurezza degli accessi e controllo delle attività sui documenti archiviati

  • Riduzione al minimo del rischio di perdita delle informazioni

  • Aumento della produttività del personale: impiego di risorse umane in altre attività a maggior valore aggiunto

  • Aumento dell’efficienza

  • Possibile accessibilità ai disabili

Altri vantaggi risultanti dalla conservazione digitale:

  • Eliminazione dei costi di affitto o di spazi per la conservazione della carta (spesso anti-alluvioni, ignifughi, ecc.)

  • Eliminazione di una parte dei materiali di consumo (carta, cartucce, scaffali)

  • Riduzione costi di manutenzione dei sistemi di stampa

Quando una fattura è già stata registrata nel programma di contabilità devo registrarla di nuovo in ADS-Doc?

Il software di gestione documentale è progettato per interfacciarsi con i sistemi presenti in azienda: a fronte della registrazione della fattura effettuata è possibile usare quegli stessi dati estraendoli del programma di contabilità senza dover registrare nuovamente gli stessi dati. Con il modulo xData è possibile, inoltre, automatizzare e ridurre drasticamente l’impegno richiesto per la registrazione della Prima nota.

Posso avere le anagrafiche aziendali anche in ADS-Doc?

Se le anagrafiche dei contatti (clienti, fornitori, banche, …) sono già gestite da altre applicazioni (CRM oppure ERP), sarà possibile utilizzarli in ADS-Doc senza la necessità di replicare i dati, mantenendoli automaticamente aggiornati. L’ alto livello di configurabilità consente di sincronizzare i dati, indipendentemente, dal gestionale utilizzato.

Posso diventare rivenditore di ADS-Doc?

Per la distribuzione delle proprie soluzioni, AD System si avvale di una rete qualificata di partner presenti sul territorio. L’ ADS-Doc Partner Program per rivenditori, è stato concepito per aiutare i Partner a far crescere il proprio business e massimizzare i profitti. Come rivenditori dei prodotti e servizi ADS-Doc, i nostri Partner possono fornire soluzioni innovative e flessibili che soddisfano anche i clienti più esigenti.

Se acquisto una licenza con una classe di documenti e poi supero il limite di documenti annuali cosa succede?

È possibile, in qualsiasi momento, passare a una classe superiore, integrando semplicemente il costo della licenza d’uso o del canone. Durante i primi dodici mesi, è possibile, ad un costo molto limitato, moltiplicare temporaneamente per dieci il numero massimo di documenti previsti per la classe di appartenenza, in modo da consentire l’archiviazione della documentazione storica.

Posso comprare ADS-Doc solo per la catalogazione dei documenti e non per la conservazione?

ADS-Doc è strutturato a moduli quindi è possibile comprare solo il modulo per la consultazione e catalogazione e acquistare successivamente il modulo della conservazione integrando la licenza d’uso acquistata.

Che tipi di documenti posso archiviare in ADS-Doc?

L’applicazione consente di catalogare qualsiasi tipo di documento informatico: PDF, documenti Office, file di testo, immagini, posta elettronica, PEC, file audio, file di tipo CAD, …

Cosa devo fare per portare in conservazione digitale un documento con ADS-Doc?

L’operatore risolve tutti gli adempimenti che la normativa richiede con la soluzione ADS-Doc, che con pochi semplici passi permette di creare il pacchetto di archiviazione a norma.

  • Selezione dei documenti da conservare per periodi e tipologia di documento

  • Il software controlla che i documenti soddisfino i criteri previsti dalla normativa

  • Tutti i controlli configurati per la conservazione vengono effettuati in automatico

  • Chiusura dei pacchetti di archiviazione con firma digitale e marca temporale

In cosa consiste il servizio di ADS-PEC?

L’applicazione consente di monitorare una o più caselle di Posta Elettronica Certificata e archiviare, in ADS-Doc tutti i messaggi ricevuti e inviati, questi ultimi accompagnati dalle relative ricevute. Successivamente messaggi e ricevute potranno essere versati nel sistema di conservazione a norma mantenendo intatto il loro valore legale e probatorio.

Come posso dematerializzare i processi aziendali?

ADS-Doc offre un flessibile sistema di Workflow per la dematerializzazione e il monitoraggio dei processi decisionali. Il modulo MP consente di disegnare graficamente tali processi in base alle procedure e le istruzioni operative in vigore all’interno dell’azienda. Successivamente, MP orchestra e sincronizza le varie attività inviando messaggi e “alert” ai soggetti coinvolti. Le informazioni raccolte ad ogni passo, le decisioni e opzioni comunicate al sistema sono memorizzate assieme al log del processo e possono essere successivamente versate nel sistema di conservazione.

Posso registrare le fatture automaticamente?

AD System con xData ti permette di automatizzare la registrazione di centinaia di fatture emesse e ricevute. xData è una innovativa e potente soluzione per estrarre e strutturare automaticamente le informazioni contenute in un documento PDF: le informazioni estratte con opportune regole sono poi processate per alimentare automaticamente la registrazione in Prima Nota. Centinaia di fatture e relative anagrafiche registrate in pochi minuti con maggiore sicurezza e affidabilità dei dati inseriti.

A cosa serve ADS-Firma?

ADS-Firma è la soluzione che permette di sottoscrivere documenti con una firma grafometrica (Firma Elettronica Avanzata) in modo sicuro, semplice ed economico senza l’utilizzo di dispositivi personali di firma (token, certificati di firma…).
ADS-Firma permette di firmare qualunque tipo di documento come DDT, ordini, dichiarativi (730, Certificazione Unica…), liberatorie per la riservatezza.
Con ADS-Firma l’apposizione della firma su un documento elettronico diventa un’azione naturale ed assimilabile alla tradizionale firma su carta.

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